Assistent:in CEO Swiss Post Cargo

In dieser Schlüsselrolle unterstützt du den CEO Swiss Post Cargo im administrativen und organisatorischen Alltag. Du sorgst für Struktur, Übersicht und einen reibungslosen Ablauf auf Geschäftsleitungsebene. Mit dir läuft der CEO-Alltag effizient und professionell!

• Du unterstützt den CEO von Swiss Post Cargo im administrativen und organisatorischen Tagesgeschäft, insbesondere durch das Management seiner Termine.
• Weiter arrangierst du die Reisen des CEOs, buchst Flüge, Züge und Hotels und synchronisierst sämtliche Reiseunterlagen sowie die Agenda.
• Termine, Sitzungen und Workshops des der Geschäftsleitung Swiss Post Cargo organisierst und koordinierst du selbstständig und behältst dabei Prioritäten sowie Fristen jederzeit im Blick.
• Meetings bereitest du vor und nach, erstellst Traktanden, Unterlagen und Protokolle und stellst die konsequente Nachverfolgung von Pendenzen sicher.
• Präsentationen, Schreiben und Beiträge für Microsoft Teams erstellst, pflegst und aktualisierst du adressatengerecht.
• Interne und externe Korrespondenz verfasst, prüfst und kontrollierst du sorgfältig und sorgst für eine klare und stufengerechte Kommunikation.
• Du organisierst interne Anlässe, sorgst für eine reibungslose Durchführung und übernimmst Sonderaufgaben im Auftrag des CEO, wobei du aktiv eigene Verbesserungsideen einbringst.

• Du verfügst über den eidgenössischen Fachausweis als Direktionsassistent:in sowie über mehrjährige Erfahrung in einer Assistenzfunktion auf GL- oder Managementstufe.
• Du arbeitest äusserst strukturiert, diskret und behältst auch in hektischen Situationen jederzeit den Überblick.
• Hohe zeitliche und organisatorische Flexibilität sowie Bereitschaft, deine Präsenz am Arbeitsort situativ an den Terminplan des CEO anzupassen.
• Sehr gute MS-Office- und Microsoft-Teams-Kenntnisse sowie ein professionelles Auftreten gegenüber internen und externen Anspruchsgruppen.
• Du kommunizierst mündlich und schriftlich sehr gut auf Deutsch und Englisch; jede weitere Sprache ist von Vorteil.

Homeoffice ist möglich und richtet sich nach der Anwesenheit und dem Terminplan des CEO. Fixe Homeoffice-Tage sind in dieser Funktion nicht vorgesehen.