Sachbearbeiterin​/Sachbearbeiter Administration

Wir sind ein wachsendes Unternehmen mit Startup-Spirit und KMU-Flair. Ein grosser Teil unseres Teams ist regelmässig bei Kundinnen und Kunden vor Ort im Einsatz. Deshalb suchen wir eine zuverlässige, selbstständige und mitdenkende Persönlichkeit, die im Hintergrund den Überblick behält, administrative Themen aktiv übernimmt und dafür sorgt, dass die Dinge erledigt werden.

Bei uns bist du nicht einfach “die Person im Büro”, sondern eine zentrale Drehscheibe im Unternehmen. Du unterstützt uns im Tagesgeschäft, entlastest das Team administrativ und denkst mit, wenn Rechnungen, Kundenanfragen, Behördenunterlagen oder organisatorische Themen aufkommen.

In dieser vielseitigen Rolle übernimmst du unter anderem folgende Tätigkeiten:

• Verwaltung des Firmenpostfachs und Bearbeitung eingehender E-Mails
• Telefonischer Kontakt mit Kundinnen, Kunden, Partnern, Lieferanten, Behörden und Versicherungen
• Erstellung und Verwaltung von Rechnungen
• Vorbereitung, Kontrolle und Auslösung von Zahlungen
• Unterstützung beim Mahnwesen und bei offenen Posten
• Administrative Unterstützung bei Angeboten, Offerten und Kundenunterlagen
• Pflege und einfache Verwaltung von Kunden-, Projekt- und Vertragsdaten
• Einfaches Portfoliomanagement und laufende Aktualisierung relevanter Unterlagen
• Koordination interner administrativer Abläufe
• Organisation und Ablage von Dokumenten, Verträgen, Steuer-, Versicherungs- und Behördenunterlagen
• Unterstützung der Geschäftsleitung und des Teams im operativen Tagesgeschäft
• Allgemeine Backoffice-Aufgaben und organisatorische Tätigkeiten

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung EFZ oder vergleichbare Ausbildung
• Deutsch als Muttersprache oder auf muttersprachlichem Niveau
• Gute Kenntnisse in Microsoft Office, insbesondere Outlook, Word und Excel
• Eine selbstständige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise
• Hohes Verantwortungsbewusstsein und Diskretion
• Kommunikationsstarke Persönlichkeit mit sicherem Auftreten am Telefon
• Freude daran, mitzudenken, nachzufragen und Themen eigenständig voranzutreiben
• Organisationstalent und die Fähigkeit, auch bei vielen parallelen Aufgaben den Überblick zu behalten
• Vertrauenswürdige Persönlichkeit, die Verantwortung übernimmt und proaktiv handelt
• Erfahrung im administrativen Bereich, Backoffice, Rechnungswesen oder in einer ähnlichen Funktion von Vorteil

• Eine vielseitige und verantwortungsvolle Rolle in einem wachsenden Unternehmen
• Gleitzeitmodell und flexible Arbeitszeiten
• Möglichkeit für Homeoffice nach Absprache
• KMU-Flair mit kurzen Kommunikationswegen
• Viel Gestaltungsspielraum und die Möglichkeit, Prozesse aktiv mitzuprägen
• Ein Umfeld, in dem deine Arbeit direkt spürbaren Einfluss hat
• Zentraler Arbeitsort
• Gratis Parkplätze
• Unterstützung bei Weiterbildungen
• Langfristige Entwicklungs- und Wachstumsmöglichkeiten
• Ein Team, das auf Vertrauen, Eigenverantwortung und direkte Kommunikation setzt