Leiter:in Personaladministration und Assistent: Geschäftsleitung

Drehscheibe für Menschen, Zahlen und Organisation

Unsere Auftraggeberin ist die Schweizer Niederlassung eines etablierten, inhabergeführten Familienunternehmens. Dieses steht für Qualität, Verlässlichkeit und langfristige Kundenbeziehungen und ist in einem technisch geprägten, international ausgerichteten Umfeld tätig. Am Schweizer Firmensitz in Zürich West, arbeiten rund 70 Personen. Die Unternehmenskultur ist persönlich, bodenständig und geprägt von kurzen Entscheidungswegen sowie direkter Zusammenarbeit.

Im Rahmen einer Nachfolgeregelung suchen wir für unsere Auftraggeberin eine selbstständige und verantwortungsbewusste Persönlichkeit als

Leiter:in
Personaladministration und
Assistent:in der Geschäftsleitung

In dieser vielseitigen Position übernehmen Sie eine zentrale Rolle in der Personaladministration mit klarem Fokus auf das Lohnwesen. Rund 80 Prozent Ihrer Tätigkeit entfallen auf die selbstständige Leitung der Personaladministration in enger Abstimmung mit der Buchhaltung. Die weiteren 20 Prozent umfassen die direkte Unterstützung des Geschäftsführers sowie organisatorische und administrative Aufgaben.

Gesucht wird eine Persönlichkeit, die ihre Aufgaben nicht nur zuverlässig erledigt, sondern mitdenkt, Verantwortung übernimmt und auch von sich aus erkennt, wo Unterstützungs- oder Handlungsbedarf besteht.

• Verantwortung für die gesamte Personaladministration vom Eintritt bis zum Austritt
• Durchführung der monatlichen Lohnverarbeitung für das Unternehmen sowie für eine Schwestergesellschaft
• Betreuung der Mitarbeitenden bei administrativen und personalbezogenen Anliegen
• Koordination mit Sozialversicherungen, Behörden und externen Partnern
• Erstellung von Arbeitsverträgen, Arbeitszeugnissen, Bestätigungen, Statistiken und Auswertungen
• Bewirtschaftung des Zeiterfassungs- und Absenzenwesens
• Organisation von Mitarbeiteranlässen und weiteren internen Events
• Direkte Unterstützung des Geschäftsführers im Tagesgeschäft
• Terminplanung, Korrespondenz und organisatorische Aufgaben
• Organisation von Sitzungen, Meetings und Veranstaltungen
• Unterstützung bei Projekten und Sonderaufgaben
• Übernahme vertraulicher und verantwortungsvoller Dossiers
• Erkennen von Optimierungspotenzial und Einbringen eigener Ideen und Initiative

• Kaufmännische Ausbildung mit einer Weiterbildung im HR mit eidgenössischem Fachausweis
• Mehrjährige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Funktion mit fundierter Erfahrung im Lohnwesen in einem KMU
• Sehr gute Kenntnisse in der Personaladministration und im Umgang mit vertraulichen Personaldaten
• Selbstständige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise
• Ausgeprägtes Verantwortungsbewusstsein und hohe Termintreue
• Organisationstalent und Freude an einer vielseitigen Drehscheibenfunktion
• Eigeninitiative und Bereitschaft, über den eigenen Aufgaben bereich hinaus mitzudenken
• Diskrete, loyale und dienstleistungsorientierte Persönlichkeit
• Stilsichere Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• Gute MS-Office-Kenntnisse

• Verantwortungsvolle Schlüsselposition in einem etablierten Schweizer Familienunternehmen
• Direkte Berichterstattung und enge Zusammenarbeit mit dem Geschäftsführer
• Hohe Eigenverantwortung und kurze Entscheidungswege
• Viel Gestaltungsspielraum und Möglichkeit, eigene Ideen einzubringen
• Umfassende persönliche Einarbeitung durch die langjährige Stelleninhaberin
• Klimatisiertes Einzelbüro
• Gute Erreichbarkeit mit den öffentlichen Verkehrsmitteln
• Parkplätze vorhanden

Wir freuen uns auf den Kontakt mit Ihnen und stehen jederzeit für weitere Auskünfte zur Verfügung.