Backoffice & Operations Manger

TRENDLINE AG
· interior design concepts

BACKOFFICE & OPERATIONS MANAGER:

IN

Innenarchitektur / Innenausbau / Inneneinrichtung (m/w/d)

Organisieren. Mitdenken. Nachfassen. Anpacken.

Eine Möbellieferung aus Italien verspätet sich. Der Montagetermin ist bereits mit dem Kunden vereinbart. Gleichzeitig trifft eine Rechnung ein, deren Betrag nicht mit der Bestellung übereinstimmt. Und im Lager wartet die nächste Warenlieferung.

Du siehst nicht fünf einzelne Probleme, sondern weisst, was jetzt wichtig ist, wen du kontaktieren musst und wie du die Dinge wieder in Bewegung bringst?

Dann könntest du genau die Persönlichkeit sein, die wir suchen.

Trendline steht für hochwertige Innenarchitektur, individuelle Einrichtung und anspruchsvolle Innenausbauprojekte.

Hinter jedem erfolgreichen Projekt steckt nicht nur eine gute Idee, sondern auch eine zuverlässige Umsetzung. Und genau hier kommst du ins Spiel.

Du bist die operative Drehscheibe unserer Auftragsabwicklung. Du sorgst dafür, dass aus den Planungen unserer Innenarchitekten konkrete Bestellungen werden, Lieferungen termingerecht eintreffen, Montagen koordiniert sind und die finanzielle Abwicklung stimmt.

Dabei führst du deine Aufgaben selbst aus. Du bestellst, kontrollierst, telefonierst, koordinierst und packst auch im Lager mit an.

Du übernimmst Kundenaufträge aus dem Verkauf, bereitest Warenbestellungen vor und bestellst selbstständig bei unseren Lieferanten und internationalen Designmarken. Du prüfst Auftragsbestätigungen, überwachst Liefertermine und fasst nach, bevor aus einer Verzögerung ein Problem wird.

Du organisierst Lieferungen und Montageeinsätze, stimmst Termine mit Kunden ab und sorgst dafür, dass alle Beteiligten rechtzeitig informiert sind.

Du erstellst Kundenrechnungen, kontrollierst Zahlungseingänge und führst die finanziellen Übersichten unserer Projekte.

Kreditorenrechnungen leitest du nicht einfach weiter:
Du prüfst Beträge, Preise, Konditionen und deren Übereinstimmung mit den Bestellungen. Du bereitest den Zahlungslauf vor und unterstützt die buchhalterischen Abschlussarbeiten, insbesondere Abgrenzungen und Kontenzuordnungen.

Du weisst, welche Bestellungen noch offen sind, welche Waren fehlen, welche Projekte bald montiert werden und wo nachgefasst werden muss.

Du kontrollierst Wareneingänge, bewirtschaftest unser Lager und kümmerst dich um das Inventar. Wenn eine Lieferung eintrifft, bist du dir auch nicht zu schade, selbst mit anzupacken.

Wir suchen keine Person, die einfach Aufgaben abarbeitet. Wir suchen jemanden, der mitdenkt, Verantwortung übernimmt und Freude daran hat, dass etwas vorwärtsgeht.

Du passt zu uns, wenn du:

• auch bei Unterbrechungen, wechselnden Prioritäten und mehreren laufenden Projekten strukturiert und genau arbeitest.
• technische oder handwerkliche Zusammenhänge verstehst – idealerweise aus dem Innenausbau, der Möblierung oder einem verwandten Bereich.
• administrativ stark bist und ein gutes Verständnis für Rechnungen, Zahlen und kaufmännische Abläufe mitbringst.
• selbstständig Entscheidungen vorbereitest, Unklarheiten hinterfragst und bei Bedarf hartnäckig nachfasst.
• sicher und freundlich kommunizierst, auch am Telefon oder auf Englisch mit internationalen Lieferanten.
• dich mit Computern gut auskennst und dich gerne in unterschiedliche Programme und Arbeitsabläufe einarbeitest.
• nicht zwischen Büroarbeit und praktischer Arbeit unterscheidest, wenn beides zum gemeinsamen Erfolg beiträgt.

Du musst nicht aus jedem dieser Bereiche bereits perfekte Fachkenntnisse mitbringen. Besonders interessant ist für uns die Kombination aus technischem oder handwerklichem Verständnis…