Teamleader Spare Parts Administration

Der Teamleader Spare Parts Administration führt das Team personell und fachlich und stellt die zuverlässige Bearbeitung von Ersatzteilanfragen und Ersatzteilaufträgen sicher. Die Funktion verbindet Führungsverantwortung mit operativer Mitarbeit als Spare Part Administrator und gewährleistet eine klare Priorisierung, verbindliche Kommunikation und eine hohe Bearbeitungsqualität.

Die Verantwortung umfasst den administrativen Ersatzteilprozess von der qualifizierten Anfrage über Angebot und Auftrag bis zur vollständigen Übergabe an die ausführenden Bereiche. Der Teamleader sorgt dafür, dass Verfügbarkeit, Preise, Lieferbedingungen, Termine und Abweichungen transparent geklärt und gegenüber der Kundenbetreuung oder dem Kunden nachvollziehbar kommuniziert werden.

Die Funktion ist grundsätzlich mit rund 50 Prozent Führungsaufgaben und rund 50 Prozent operativer Mitarbeit vorgesehen. Die tatsächliche Aufteilung richtet sich nach Teamgrösse, Arbeitsvolumen, Abwesenheiten und betrieblichen Prioritäten. Die Führungsverantwortung hat bei Zielkonflikten Vorrang.

Personelle und fachliche Führung der Mitarbeitenden in der Spare Parts Administration.

Planung und Steuerung von Kapazitäten, Prioritäten, Aufgaben verteilung, Stellvertretungen und Ferienabdeckung innerhalb des Teams.

Regelmässiges Coaching der Mitarbeitenden sowie Unterstützung bei fachlichen Fragen, schwierigen Kundenfällen und internen Eskalationen.

Durchführung der vorgesehenen Mitarbeitenden- und Entwicklungsgespräche sowie Vereinbarung und Nachverfolgung individueller Entwicklungsziele.

Ermittlung des Schulungsbedarfs und Planung geeigneter interner oder externer Weiterbildungsmassnahmen.

Sicherstellung einer strukturierten Einführung neuer Mitarbeitender und einer nachvollziehbaren Wissensweitergabe im Team.

Festlegung einheitlicher Arbeitsweisen sowie laufende Überprüfung von Arbeitsvorrat, Terminen, Bearbeitungsqualität und offenen Risiken.

Förderung einer verbindlichen Zusammenarbeit sowie frühzeitige Klärung von Verantwortlichkeiten und Konflikten innerhalb des Teams.

Erstellung von Ersatzteilangeboten zuhanden der Kundenbetreuung oder direkt für den Kunden. Dazu gehören Artikelprüfung, Verfügbarkeitsprüfung, Preisprüfung, Lieferbedingungen und weitere auftragsrelevante Abklärungen.

Vollständige Bearbeitung von Ersatzteilaufträgen einschliesslichen Erfassung, technischer und kaufmännischer Klärung, Auslösung interner Bestellungen und konsequenter Auftragsnachverfolgung.

Frühzeitige und proaktive Information der Kundenbetreuung oder des Kunden bei Engpässen, Terminabweichungen, fehlenden Angaben oder anderen Problemen in der Auftragsbereitstellung.

Koordination und Lösung von Kundenproblemen im Ersatzteilgeschäft gemeinsam mit den zuständigen internen Stellen.

Abklärung individueller Kundenanforderungen an Ersatzteillieferungen und Sicherstellung, dass vereinbarte Besonderheiten korrekt dokumentiert und übergeben werden.

Nachverfolgung des geplanten Ersatzteilverbrauchs aus Rahmenverträgen und Bereitstellung eines nachvollziehbaren Forecasts für die beteiligten Bereiche.

Sicherstellung der Aktualität der Ersatzteildokumentation sowie rechtzeitige Information des Dokumentationsteams bei Änderungen oder erkannten Abweichungen.

Die Verantwortung der Spare Parts Administration beginnt mit einer ausreichend qualifizierten Kundenanfrage oder einer vollständigen internen Übergabe. Sie umfasst Angebotserstellung, Auftragsadministration, interne Koordination und Statuskommunikation. Die operative Verantwortung für Beschaffung, Herstellung, Versand oder technische Freigaben geht an die jeweils zuständige Fachstelle…