Executive Assistant

Du bist ein Organisationstalent und bereit für eine abwechslungsreiche Drehscheibenfunktion in einem innovativen IT-Umfeld?

Wir suchen einen Executive Assistant (m/w/d), der eng mit dem Business Area Senior Vice President und Member of the Executive Board unseres Kunden zusammenarbeiten wird.

Wir halten Ausschau nach einer dienstleistungsorientierten Persönlichkeit mit sehr guten Kommunikations-, Planungs- und Organisationsfähigkeiten sowie hervorragenden MS-Office Kenntnissen, die sich nicht scheut Verantwortung zu übernehmen.

Der C5I-Campus () spiegelt einen Innovationsraum im sicherheitspolitischen Umfeld mit hochattraktiven Arbeitsplätzen für rund 260 Mitarbeitende. Hier bietet sich talentierten Personen die Möglichkeit, in einer agilen Arbeitsumgebung mit Startup-Charakter zu wirken.

Möchtest Du Deine Ideen und Dein Know-how einbringen und Dich mit dem Team für die gemeinsame Vision engagieren? Dann melde Dich!

Wir freuen uns auf Deinen CV via diesem Kanal oder Deine E-Mail Kontaktaufnahme an (Use the "Apply for this Job" box below). mit dem Betreff „Executive Assistant“.

• Aktives Mitarbeiten an Präsentationen und Vorbereiten von Sitzungen und Anlässen
• Führen des Terminkalenders sowie Vereinbaren, Koordinieren und Eintragen von Terminen
• Besucher in Empfang nehmen sowie deren Betreuung sicherstellen
• Organisation von Geschäftsreisen
• Korrektes Priorisieren sowie Weiterleiten von Nachrichten und Informationen
• Übernahme interner und externer Kommunikationsaufgaben
• Zusammentragen von Informationen aus internen Dokumenten und Bearbeiten unter Einhaltung der gesetzten Fristen
• Vorbereiten oder Erarbeiten resp. Bearbeiten von Gesprächsunterlagen, Dokumentationen, Protokollen, Briefen und Berichten
• Sichern und Führen eines Ordnungs- und Archivierungssystems

• Bereitschaft ein 100% Pensum zu leisten und primär (Ausnahmen möglich) vor Ort im Campus zu arbeiten
• Direktionsassistent/in mit eidg. Fachausweis oder vergleichbare Ausbildung
• Mehrjährige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Funktion, Erfahrung als CEO Assistenz von Vorteil
• Hervorragende MS-Office Kenntnisse, konkret Outlook (Prio
  1) sowie Word/Excel/PowerPoint (Prio
  2) und Kenntnisse zum Datenschutz sowie im Umgang mit elektronischen Signaturen (Regeln)
• Gutes Zeitmanagement verbunden mit einem ausgeprägten Qualitätsanspruch
• Adressaten gerechte Kommunikation und gepflegtes Erscheinungsbild
• Zuverlässige, initiative Dienstleisterpersönlichkeit mit schneller Auffassungsgabe und vernetztem Denken
• Beharrliches Priorisierungs-, Koordinations- und Organisationstalent
• Deutsch ist Muttersprache und sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift, weitere Landessprachen von Vorteil