Managementondersteuner

Als gebiedsmanagement ondersteuner draag je bij aan een soepel verloop van de dagelijkse activiteiten binnen het team Gebiedsmanagement Oud-Zuid. Jij zorgt ervoor dat bijeenkomsten, wijkactiviteiten en administratieve processen efficiënt worden georganiseerd en uitgevoerd. Met jouw organisatorische vaardigheden en oog voor detail ondersteun je de gebiedsmanagers en wijkregisseurs, zodat zij zich kunnen richten op hun kerntaken. Je werkt nauw samen met diverse interne en externe partijen en weet prioriteiten te stellen in een dynamische omgeving.

Wat je gaat doen:

• Organiseren van bijeenkomsten en evenementen: voorbereiden, datums plannen, sprekers regelen, uitnodigingen versturen en faciliteiten organiseren.
• Coördineren van wijkkranten: planningen en deadlines bewaken, input verzamelen en aanleveren bij de afdeling Communicatie.
• Ondersteunen bij overleggen: agendapunten verzamelen, acties noteren, actielijsten versturen en opvolging van afspraken bewaken.
• Beheren van informatiemanagement: documenten en informatie gestructureerd opslaan en toegankelijk maken in Microsoft 365 en SharePoint.
• Proactief signaleren van verbeterpunten: bijdragen aan efficiëntere werkprocessen en ondersteuning binnen het team.

We zoeken een gestructureerde en proactieve ondersteuner met uitstekende organisatorische en communicatieve vaardigheden.

• Ervaring met administratieve en organisatorische ondersteuning binnen een bestuurlijke omgeving.
• Vaardig in plannen, organiseren en coördineren van bijeenkomsten en overleggen.
• Ervaring met notuleren, verslaglegging en informatiemanagement.
• Uitstekende mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden.
• Bekend met Microsoft 365 (Outlook, Teams, Word, Excel, SharePoint).