Executive Assistant to Vice President

Betreffende organisatie is een internationaal groeiende organisatie met een sterke focus op innovatie, kwaliteit en klantgerichtheid. Met een ondernemende cultuur en een sterke internationale oriëntatie werkt de organisatie dagelijks aan duurzame groei en het verder versterken van haar marktpositie.

Bij voorkeur woonachtig in- of in de omgeving van Noord Brabant

Jij houdt de lijnen kort, het overzicht scherp en de internationale organisatie in beweging.

Ben jij een ervaren Executive Assistant die energie krijgt van een dynamische, internationale omgeving? Iemand die graag vooruitdenkt, structuur brengt en ervoor zorgt dat alles achter de schermen soepel verloopt? Dan is dit een mooie  deze veelzijdige rol ondersteun je de Vice President en werk je nauw samen met een internationaal team, klanten, distributeurs en collega’s over de hele wereld. Je bent een belangrijke spil in de organisatie: je bewaakt prioriteiten, organiseert complexe agenda’s en reizen, bereidt meetings voor en zorgt dat afspraken daadwerkelijk worden opgevolgd.

Omdat je samenwerkt met collega’s en stakeholders in Europa, de Verenigde Staten en andere tijdzones, is een flexibele instelling essentieel!

Je vindt het vanzelfsprekend om, wanneer de business daarom vraagt, regelmatig een internationale call buiten de reguliere kantoortijden te faciliteren of bij te wonen. Daar staat tegenover dat je binnen deze rol ook de nodige flexibiliteit en zelfstandigheid krijgt om je werkzaamheden goed te organiseren. Jouw rol: organiseren, vooruitdenken en ontzorgen.

Als Executive Assistant ben je de rechterhand van de Vice President. Je zorgt ervoor dat tijd, informatie & prioriteiten goed worden gemanaged.

Je houdt je onder andere bezig met:

• Beheren van een complexe internationale agenda en het bewaken van prioriteiten en verschillende tijdzones;
• Voorbereiden & organiseren van meetings, business reviews, presentaties en internationale bijeenkomsten;
• Bewaken van actiepunten, afspraken en deadlines en zorgen voor een goede follow-up;
• Voorbereiden en redigeren van correspondentie, presentaties, rapportages en andere managementinformatie;
• Organiseren van internationale reizen, inclusief vluchten, hotels, transfers, agenda’s en reisdocumentatie;
• Coördineren van klant- en distributeursbezoeken, trainingen, beurzen en andere evenementen;
• Verwerken van declaraties, facturen en andere administratieve zaken;
• Fungeren als centraal aanspreekpunt voor interne en externe stakeholders wereldwijd;
• Ondersteunen bij internationale planning, rapportages en terugkerende businessprocessen;
• Meedenken over hoe processen slimmer, efficiënter en overzichtelijker kunnen worden ingericht;

Deze functie speelt zich af in een internationale en dynamische werkomgeving. De agenda van de Vice President en het internationale team wordt mede bepaald door verschillende tijdzones en zakelijke prioriteiten.

Om die reden is het belangrijk dat je:

• Flexibel bent in je werktijden wanneer internationale business dit vereist;
• Regelmatig beschikbaar bent voor calls of meetings buiten de gebruikelijke kantoortijden;
• Gemakkelijk schakelt tussen Europese, Amerikaanse & andere tijdzones;
• Zelfstandig je werk en beschikbaarheid kunt organiseren;
• Ook bij onverwachte wijzigingen of last-minute verzoeken rustig en oplossingsgericht blijft.

Flexibiliteit is in deze rol geen uitzondering, maar een belangrijk onderdeel van het succesvol ondersteunen van een internationale organisatie. De functie brengt ook regelmatig reizen in binnen- & buitenland met zich mee, onder andere voor managementmeetings, klant- en distributeursbezoeken, beurzen, trainingen en andere zakelijke activiteiten.

Je bent een ervaren professional die…