Administrateur​/beheerder

Nederlands (Dutch) Samengevouwen. Druk op Enter om uit te vouwen Uitgevouwen. Druk op Enter om samen te vouwen

Het vacatureformulier is niet gepubliceerd in de door u aangevraagde taal. Selecteer een beschikbare taal in de vervolgkeuzelijst.

Vacature 24655
-Gepubliceerd
12-10-2026

- Vacatures voor niet wetenschappelijk personeel

- Division Facility Services

De divisie Facility Services (FS) van University Services levert facilitaire diensten en advies aan bestuur, medewerkers, studenten en gasten van Tilburg University (TiU). De belangrijkste taken van de divisie zijn vastgoedbeheer, campusontwikkeling, beheer sportvoorzieningen, inkoop en contractbeheer, post en documentmanagement en het regisseren van schoonmaak, catering en beveiligingsdiensten. Kortom, het zo aantrekkelijk mogelijk maken van studeren, werken en verblijven op de campus!

In de Tilburg School of Catholic Theology te Utrecht (TST) is een klein team zowel werkzaam op financieel-, secretarieel/administratief- als op facilitair gebied. Vanwege de pensionering van een medewerker is men op zoek naar een collega die het diverse takenpakket kan gaan overnemen.

De divisie FS is binnen dit team op zoek naar een:

Administrateur/ beheerder (0,8-1,0 fte, 1 jaar tijdelijk met uitzicht op verlenging)

Er is sprake van een breed takenpakket dat enerzijds bestaat uit financieel-administratieve taken, anderzijds uit gebouwbeheerstaken op de locatie Utrecht. Dit vloeit voort uit de betrekkelijk kleine omvang van deze faculteit, die het combineren van functies noodzakelijk maakt. De werkzaamheden vallen globaal uiteen in 60% administratieve taken (financiën en roostering) en 40% gebouwbeheerstaken.

Er moet aan de volgende werkzaamheden gedacht worden:

• Uitvoeren van gegevensverwerking en
  -controle (declaraties, betaalopdrachten, doorbelastingen, facturen, overeenkomsten etc.)
• Informatieverstrekking aan- en contacten onderhouden met externe partijen en medewerkers inzake administratieve afhandeling van zaken
• Projectadministraties verzorgen, budgetten bijhouden en de voortgang controleren.
• Interne orders en/of kostenplaatsen aanmaken (in overleg met business controller).
• Adviseren over budgetten/begrotingen bij nieuw op te zetten activiteiten/projecten.
• Budgetanalyses uitvoeren en signaleren van overschrijdingen.
• Facturatie verzorgen van o.a. cursussen (Luce).
• Memoriaal boekingen maken.
• Werkzaamheden verzorgen voor de tussentijdse management rapportages en de jaarafsluiting in overleg met management en business controller.
• Contact onderhouden met business controller en faculteitsdirecteur over lopende actuele zaken (bijv. evenementen).
• Vertegenwoordiging van TST (veelal via Teams) bij diverse overleggen in Tilburg (gebruikersoverleg SAP (financieel systeem), administrateursoverleg).

• Zelfstandig inplannen gebruik van collegezalen en vergaderruimtes in het programma Time Edit en in MS Outlook
• Invoeren collegerooster en wijzigingen doorvoeren voor 3e partijen en afstemmingoverleg voeren.
• Informatiepunt voor collega’s, studenten en externe partijen in het onderwijsgebouw
• Dagelijkse check binnen en buiten het pand op gebreken, schade, lekkage, storingen en dergelijke en voor opvolging voor herstel/renovatie zorgen indien noodzakelijk
• Toegangsbeheer panden Utrecht (sleutel en/of TiU kaarten)
• Coördineren, informeren en aansturen van de studentenportiers(pool)
• Opstellen van instructies voor studentportiers (met onderscheid tussen dag- en avonddienst)
• Monitoren en de planning bijhouden van controle- en testbezoeken aan alarminstallatie, brandblussers, etc. Eveneens monitoren van grotere (onderhouds-)werkzaamheden door derde partijen
• Contacten onderhouden met de pandeigenaar (w.b. werkzaamheden) en met de technische dienst en de afdeling beveiliging van Museum Catharijneconvent (buren)
• Controle uitvoeren op bestellingen
• Dagelijks openstellen van het onderwijsgebouw aan de Nieuwegracht 65 te Utrecht
• Coördinatie BHV voor de locatie Utrecht; ontruimer en BHV-er rol vervullen
• Doorgeven onderhoudsindicatie/defecten van vendingmachines (versnaperingen) en koffieautomaten aan leveranciers
• Informeren van beveiliging/alarmcentrale in geval van bijzondere evenementen en calamiteiten
• Contact met hoofd/afdeling Safety & Hospitality TiU onderhouden over diverse zaken (alarmmeldingen, toegangscontroles, ontruimingsoefeningen, toegangspasjes medewerkers TST)
• Schoonmaakdienst instrueren in geval van bijzonderheden

De kandidaat dient over relevante ervaring als…