Spécialiste des services administratifs et réceptionniste; Détachement de

6 days ago Be among the first 25 applicants

Service: Services administratifs

Lieu de travail: Toronto

Type d’emploi: Emploi permanent à temps plein (hybride)

La personne titulaire de ce poste fait partie de l’équipe nationale et régionale des Services administratifs, qui porte diverses responsabilités à l’appui des activités courantes. En outre, la personne titulaire de ce poste appuie le chef des services administratifs et la directrice des services administratifs, des installations et de la résilience.

• Traiter avec courtoisie et professionnalisme tous les appels entrants et les invités présents au bureau, et aider les appelants à naviguer sur le site Web de l’OCRI.
• Ce poste est essentiel pour les opérations courantes au quotidien, telles que :
• Service à la clientèle – fournir un soutien de haut niveau constant.
• Soutien aux installations – s’assurer que tous les espaces sont approvisionnés et entretenus de façon professionnelle afin de garantir une bonne expérience pour les employés.
• Réservation de bureaux – acquérir une compréhension approfondie de l’application de réservation de bureaux pour s’assurer que les protocoles de réservation sont respectés, faire du dépannage et signaler des problèmes.
• Courrier/messagerie – s’occuper notamment des livraisons et de la distribution.
• Entretenir le matériel de bureau.
• Réunions et services de traiteur – répondre aux demandes d’aménagement de salles de réunion et de services de traiteur.
• Santé et sécurité
• Contribuer à l’initiative en matière de santé et de sécurité en agissant à titre de premier intervenant et d’agent de sécurité incendie. Mettre à jour les tableaux d’affichage sur la santé et la sécurité en temps opportun, au besoin.
• Maîtriser les procédures d’évacuation d’urgence établies et fournir de l’aide, au besoin, au moment de l’évacuation du personnel et des visiteurs.
• Résolution de problèmes
• Prendre en charge les problèmes qui surviennent.
• Évaluer toutes les solutions possibles pour résoudre les problèmes et appliquer celle qui convient le mieux.
• Processus d’accueil et de départ
• Suivre les procédures et les listes de contrôle pour s’assurer que toutes les mesures appropriées sont prises en temps opportun.
• Conservation des documents/entreposage hors site
• Organiser l’entreposage externe des dossiers et leur récupération.
• Tenir à jour la liste des dossiers entreposés à l’externe.
• Organiser la destruction des documents, au besoin.
• Procéder à une vérification annuelle pour confirmer l’exactitude des registres sur l’entreposage et la destruction des documents à l’externe.
• Sécurité
• Sécurité de première ligne :
• appliquer les procédures de sécurité à tous les visiteurs;
• se tenir à l’affût de tout comportement suspect dans l’aire d’accueil et la zone des ascenseurs, et aux alentours;
• bien connaître les procédures d’évacuation d’urgence.
• Maîtriser le logiciel Symmetry Access Control et gérer les cartes d’accès (émission et suppression).
• Fournitures de bureau :
• comparer le coût des fournitures de bureau;
• passer des commandes et en assurer le suivi, y compris les demandes spéciales;
• maintenir des niveaux de stocks adéquats pour le bureau.
• Travail en équipe et en autonomie :
• travailler en tant que membre à part entière de l’équipe et communiquer de manière efficiente et efficace.

• Au moins quatre années d’expérience dans un rôle lié aux services administratifs ou comme réceptionniste, ou formation et expérience pertinentes.
• Connaissance du fonctionnement des équipements de bureau et des procédures liées aux installations, et capacité à faire du dépannage.
• Connaissance des processus et des procédures à suivre pour assurer la sécurité des lieux.
• Expérience dans le domaine du service à la clientèle.

• Maîtrise des solutions de vidéoconférence et des logiciels MS SharePoint, Word, Excel et Outlook.
• Excellent sens de l’organisation et grande aptitude à résoudre des problèmes.
• Excellente aptitude à gérer son temps, à établir les priorités et à travailler à plusieurs projets et tâches à la fois.
• Bonnes compétences en communication orale et écrite.
• Aptitude…