Coordonnateur​/Coordonnatrice administratif; ve

Le ou la coordonnateur(trice) administratif(ve) fournit un soutien administratif de haut niveau aux vice-présidents seniors et à l'équipe de direction. Ce rôle relève directement de l'adjointe exécutive senior et est crucial pour assurer le fonctionnement harmonieux et efficace des fonctions de direction, y compris la planification, la communication et la coordination. Le candidat idéal est hautement organisé, soucieux du détail et capable de gérer plusieurs priorités simultanément.

Veuillez noter :
Il s'agit d'un rôle en présentiel, exigeant d'être au bureau 5 jours par semaine à notre siège social à Toronto, ON.

• Fournir un soutien administratif complet aux vice-présidents seniors et à l'équipe de direction
• Contribuer au fonctionnement efficace du bureau en fournissant un soutien aux adjointes exécutives seniors et à l'administrateur de bureau
• Gérer des agendas complexes, y compris la planification de réunions, de rendez-vous et d'arrangements de voyage
• Coordonner, préparer et réviser le matériel pour les réunions, présentations et autres documents
• Suivre les échéanciers de projets, les livrables et les suivis pour assurer une réalisation en temps opportun
• Aider avec les réservations de passagers, les changements de vol, les plaintes et toutes les autres demandes de passagers adressées au bureau de la direction
• Traiter les informations confidentielles avec discrétion et professionnalisme
• Agir en tant que point de contact entre le bureau de la direction et les parties prenantes internes et externes
• Préparer et traiter les rapports de dépenses et autres documents financiers
• Mener des recherches et recueillir des informations selon les besoins pour divers projets
• Soutenir la planification et l'exécution d'événements d'entreprise
• Soutenir les commandes de traiteur et le nettoyage pour les réunions et événements sur place
• Commander des fournitures de bureau et gérer l'inventaire du bureau
• Résoudre les situations quotidiennes grâce à une résolution de problèmes flexible, soit individuellement, soit en consultation avec d'autres
• Fournir un soutien technique de base aux membres de l'équipe pour faciliter la connexion au wi-fi, l'impression de documents, la connexion et la configuration d'équipements de visioconférence, etc.
• Aider à l'impression, à la photocopie, à la collation, à la distribution et à la récupération des documents
• Participer activement au système de gestion de la sécurité (SGS) de Porter, y compris le signalement des dangers et des incidents rencontrés dans les opérations quotidiennes; comprendre, respecter et promouvoir la politique de sécurité de l'entreprise
• Participer aux efforts de santé et de sécurité pour les emplacements; mettre à jour les classeurs et les tableaux de santé et de sécurité ainsi que de politiques et procédures sous la direction du gestionnaire de la santé et de la sécurité
• Autres tâches assignées pour répondre aux besoins de l'équipe de direction et de l'organisation

• Souci de la sécurité : Identifier les situations dangereuses ou potentiellement dangereuses et prendre les mesures appropriées pour maintenir un environnement sûr pour soi-même et pour les autres.
• Esprit d'équipe : Travailler en collaboration avec les autres pour atteindre les objectifs organisationnels.
• Service aux passagers / à la clientèle : Offrir un service d'excellence aux clients internes et/ou externes (passagers).
• Initiative : Traiter les situations et les problèmes de manière proactive et persistante, en saisissant les opportunités qui se présentent.
• Orientation vers les résultats : Concentrer les efforts pour atteindre des résultats de haute qualité conformes aux normes de l'organisation.
• Favoriser la communication : Écouter et communiquer de manière ouverte, honnête et respectueuse avec différents…