Adjointe ou adjoint de direction

Organisme : Commissaire àl’information et à la protection de la vie privée de l’Ontario Division : Division du tribunaladministratif et du règlement des différends Ville : Toronto Conditions : 1 poste permanent Code du poste : Collaboratrice oucollaborateur individuel 7 (I07)
Donnez-vousvotre pleine mesure dans un milieu de travail complexe au rythme rapide, où lediscernement, la discrétion et un sens aigu de l’organisation sont essentiels?

Le Commissaireà l’information et à la protection de la vie privée de l’Ontario (CIPVP) est àla recherche d’une adjointe ou d’un adjoint de direction d’expérience pourfournir un soutien administratif et opérationnel de grande qualité aucommissaire adjoint, tribunal administratif et règlement des différends.

Sousl’autorité du commissaire adjoint, vous soutiendrez les activités quotidiennesde la division, coordonnerez les priorités et les projets, et offrirez unservice attentif aux directrices et directeurs de la division ainsi qu’àl’ensemble de l’équipe de direction. Vos aptitudes à la communication, votreesprit d’initiative, votre diplomatie et votre souci du service à la clientèlevous aideront à établir de solides relations de travail au sein del’organisation et avec les partenaires externes.

Dans ce poste,vous accomplirez principalement différentes tâches spécialiséesde soutien administratif à l’appui de la direction, du fonctionnement et de la coordination au quotidien de projets complexes ou de fonctions liées autribunal administratif. La ou le titulaire du poste appuie aussi au besoin lesdirectrices et directeurs de la division et l’ensemble de l’équipe dedirection, et coordonne toutes les activités administratives de la division.

• Fournir du soutien administratif de haut niveau à la direction. Recevoir,examiner et acheminer la correspondance et les appels téléphoniques, et yrépondre.
• Gérer et programmer les rendez‑vous et les activités quotidiennes;organiser les réunions et les voyages d’affaires. Aménager l’horaire quotidien en tenant compte des demandes urgentes.
• Coordonner lesactivités administratives quotidiennes en établissant les priorités de travail.
  
  Fournir des directives, une formation et une orientation efficaces au personnelde soutien et jouer le rôle de personne‑ressource pour ce personnel.
• Coordonnerl’élaboration et l’application de normes et de procédures administratives et desecrétariat pour la division. Au besoin, diriger et former au quotidien le personnel de soutien administratif relativement aux processus et procédures dela division.
• Appuyer au besoin les cadres de la division (p. ex., les directrices etdirecteurs).
• Diriger des projetsstratégiques à l’échelle de l’organisation, notamment en collaborant avecdifférents membres du personnel et différents services ou divisions à la coordination et à l’exécution des plans de projet, et rendre compte des produits livrables et des jalons, des risques et des stratégies d’atténuationdes risques. Ces fonctions peuvent aussi comprendre le soutien à des projetsstratégiques et à des processus opérationnels dirigés par d’autres services oudivisions.
• Travailler en étroite collaboration avec les autres adjointes et adjointsde direction de l’organisation et, à l’occasion, suivre les directives del’adjointe ou de l’adjoint de direction de la commissaire afin d’assurer lacohésion dans la coordination des activités à l’échelle de l’organisation.
• Répondre aux clients qui sont à la recherche de solutions et les aider àrésoudre leurs problèmes.
• Préparer et traiterdes documents confidentiels, comme des notes sur des mesures disciplinaires,des documents relatifs à la planification d’urgence et d’autres documentstouchant les ressources humaines de la division.
• Assurer et…