Gestionnaire Administratif

Description du poste

Le service Population permet d’être au service des administrés : élections, recensement citoyen, état civil, titres d’identité, secrétariat de fractions, accueil et standard, attestations d’accueil des étrangers, objets trouvés, concessions et opérations funéraires.

Pour ce faire la ville d’Hyères recherche un agent pour instruire les demandes d’inscriptions sur les listes électorales, gérer le répertoire électoral unique, participer à l’organisation des élections et en instruire les demandes de recensement citoyen.

Au cœur de la relation avec les résidents, le service Population, assure les principales démarches administratives et citoyennes de la commune. Rattaché au Pôle Elections et Recensement Citoyen, constitué de 3 agents, le gestionnaire accompagne les habitants dans leurs démarches et contribue au bon fonctionnement des services publics de proximité.

• Instruction des dossiers d’inscriptions, rejets de dossiers d’inscriptions ou radiations d’élécteurs.
• Modifications sur nos listes de données transmises par le REU.

• Enregistrement des retours de cartes électorales.
• Enquête sur l’attache communale de l’électeur : SIG, VisuDGFIP, Siècle, Pappers, Synbird etc.

• préparation de documents nécessaires à un scrutin : gestion personnel, listes d’émargements, édition-envoi-retours de carte électorales, procurations à instruire, tableaux divers…).
• Préparation matérielle pour les 51 bureaux de vote, organisation du scrutin en transversalité avec les services opérationnels.
• Gestion des journées électorales et remontées des résultats : gestion retour des agents et matériel, accueil téléphonique etc.

• Instruction des dossiers en collaboration avec le Centre de Service National et de la Jeunesse et gestion des courriers.

• Accueil physique et téléphonique, traitement courriers et mails, dossiers en cours et archivage.

• Réglementation électorale
• Fonctionnement de la collectivité
• Fonctionnement progiciels (Avenir, suffrage web-logitud, scrutin logitud et ELIRE)
• Classement et règles d’archivages

• Instruire et vérifier les justificatifs
• utiliser les logiciels de la collectivité (Avenir, suffrage web-logitud, scrutin logitud et ELIRE)
• Identifier les difficultés, les communiquer à sa hiérarchie
• Participer à l’organisation de scrutins
• Appliquer des procédures internes

• Autonomie et rigueur
• Qualités relationnelles
• Initiative et anticipation
• Disponibilité
• Polyvalence
• Adaptation
• Organisation
• Travailler dans l’urgence
• Discrétion et confidentialité

Selon grille indiciaire de la Fonction Publique, prime de fin d’année, 25 jours de congés annuels, 11 RTT et 2 jours de fractionnement possibles, tickets restaurants (18 tickets à 8€, sur 11 mois), participation employeur mutuelle et prévoyance (sous condition), affiliation au COSMED

Travailleurs handicapés :
Nous vous rappelons que conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le statut général des fonctionnaires, la Loi du 26 janvier 1984 portant statut général des fonctionnaires territoriaux et le décret régissant le cadre d'emplois correspondant. Nous vous rappelons toutefois, qu'à titre dérogatoire, les candidats reconnus travailleurs handicapés peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.

Pour toute information :
Vous pouvez adresser votre question par mail à