Receptioniste​/Telefoniste

Hoe ga je #meerbetekenen als Receptioniste/ Telefoniste Utrecht

Als receptionist/telefonist bij Human Total Care  ben je hét visitekaartje voor verschillende merken die gevestigd zijn in het pand:
Human Total Care , Arbo Ned, Mensely, Human Capital Care , IT&Care en Focus Nederland. Bezoekers en bellers van al deze organisaties komen als eerste bij jou terecht. Daarnaast ben je vaak de eerste persoon die collega's zien wanneer ze hun werkdag beginnen.

Het werk is afwisselend, maar kan soms ook behoorlijk druk zijn. Wat doe je zoal op een dag?

• Registreert bezoekers bij hun aankomst en vertrek.
• Wijst bezoekers de weg naar de wachtkamer, toiletten of pantry.
• Reserveert vergaderzalen en spreekkamers en zorgt ervoor dat deze klaar zijn voor gebruik.
• Ontvangt leveranciers.
• Regelt de uitgifte van sleutels.
• Verwerkt inkomende en uitgaande post en werkt met de systemen Med-Care en Adapt.
• Beantwoordt telefoontjes van klanten, opdrachtgevers en collega’s of verbindt hen door via een complexe telefooncentrale.
• Bestelt lunch, bloemen of gebak en zorgt dat deze op de juiste plek terechtkomen.
• De functie valt onder de afdeling Facilitair en Vastgoed, je bent dus vaak ook het eerste aanspreekpunt voor allerlei facilitaire zaken.

Soms gaat de telefoon continu en staan er tegelijkertijd meerdere mensen aan de balie. Als receptionist/telefonist is het belangrijk dat je rustig blijft en je aandacht goed verdeelt, zodat iedereen een vriendelijke en professionele eerste indruk krijgt van onze dienstverlening.

Je werkt samen met directe collega’s aan de telefooncentrale en vervult de rol van gastvrouw/-heer in Utrecht. Het is een betrokken en positief team, waarin goede communicatie cruciaal is. Ondanks dat je vaak met twee of drie collega’s samenwerkt, is het belangrijk dat de verschillende taken goed op elkaar worden afgestemd. Naast jouw eigen team heb je contact met medewerkers van het kantoor en met externe leveranciers.

Met betrekking tot telefonie werk je veel samen met het team in Son, jullie zijn samen de landelijke telefoniecentrale.

Je komt terecht in een warme, gastvrije omgeving als onderdeel van een professioneel team binnen een mensgerichte organisatie. Je draagt bij aan dienstverlening die veel mensen in Nederland verder helpt. Daarnaast krijg je de kans om je verder te ontwikkelen in facilitaire en vastgoed gerelateerde zaken.

We houden van eerlijkheid en openheid. Soms heb je dagen waarop alles tegelijk gebeurt. De telefoon blijft maar rinkelen, je hebt te maken met lastige gesprekken en ongeduldige klanten, en soms ervaar je weerstand. Dit kunnen dagen zijn die je snel wilt vergeten, maar gelukkig kun je altijd je hart luchten bij je collega’s.

Stressbestendigheid is essentieel. Je kunt makkelijk schakelen tussen verschillende taken en houdt overzicht, ook wanneer het druk is. Jouw goede computervaardigheden en ervaring met een complexe telefooncentrale komen goed van pas. Daarnaast weet je ook op rustigere dagen van aanpakken en bied je graag extra ondersteuning aan je collega’s. Je beschikt over uitstekende communicatieve vaardigheden, zowel in persoon als telefonisch en schriftelijk.

Je begrijpt de aard van onze arbodienstverlening en hebt begrip voor de emoties en situaties waarin bezoekers zich kunnen bevinden. Verder heb je:

• Een mbo-werk- en denkniveau.
• Enkele jaren ervaring als telefonist(e) met een complexe telefooncentrale.
• Ervaring als gastvrouw/-heer of in een vergelijkbare hospitality-rol.
• Je bent flexibel in werkdagen waarbij het rooster wel ruim van te voren bekend is.

Het is lastig te voorspellen, maar een klik met het team is belangrijk. Dit is dan ook een van de dingen waar we tijdens het kennismakingsgesprek naar zullen kijken. We moedigen je aan om gewoon jezelf te zijn.

Human Total Care  bestaat uit verschillende merken en met 2.000 collega’s hebben we één gemeenschappelijk doel: een gezond, gemotiveerd en competent werkend Nederland. Deze missie dragen we ook intern uit. Human Total Care  biedt de faciliteiten, maar jij hebt de controle over je werk.
Daarnaast bieden we:

• Eenopen,…