Bestuursassistent

Utrecht heeft jou nodig

Als bestuursassistent bij de gemeente Utrecht werk je dicht op het college van B&W. Je komt terecht op de afdeling Bestuursondersteuning, waar je samen met collega’s zorgt dat afspraken, stukken en acties goed worden voorbereid en opgevolgd.

Elke dag is anders! Dat maakt deze functie heel afwisselend, je speelt een cruciale en belangrijke rol in de bestuursondersteuning.

Je ondersteunt één of meerdere bestuurders in hun dagelijkse werk. Je beheert agenda’s, bereidt afspraken voor, zorgt dat stukken op tijd beschikbaar zijn en bewaakt acties en opvolging. Daarbij schakel je veel met bestuurders, collega’s binnen Bestuursondersteuning, bestuursadviseurs, woordvoerders en externe contacten.

Je werkt in een omgeving waarin prioriteiten snel kunnen veranderen. Jij houdt overzicht, denkt vooruit en zorgt dat de ondersteuning zorgvuldig blijft verlopen, ook als de druk toeneemt.

Hieronder benoemen we de vier belangrijkste competenties voor deze functie en hoe deze tot uiting komen in jouw dagelijkse werk.

Organisatorisch talent
: je houdt overzicht in een complexe en dynamische omgeving. Je plant en beheert de agenda’s van één of meerdere bestuurders, denkt vooruit en speelt flexibel in op veranderende prioriteiten. Daarbij zorg je dat alle stukken tijdig en volledig beschikbaar zijn.

Communicatieve vaardigheden
: je bent een stevige en verbindende gesprekspartner voor bestuurders, collega’s, externe partners en inwoners. Als eerste aanspreekpunt communiceer je helder en snel over afspraken en lopende zaken en pas je je toon moeiteloos aan de doelgroep aan.

Proactief handelen
: je neemt initiatief en voorkomt problemen door vooruit te kijken. Je signaleert knelpunten in agenda’s en werkprocessen, komt met praktische oplossingen en handelt zelfstandig mailverkeer af, met oog voor urgentie.

Stressbestendigheid
:
Je blijft rustig en gefocust onder druk. In hectische situaties bewaak je het overzicht, stel je prioriteiten en draag je bij aan een positieve, ondersteunende werksfeer.

Met jouw inzet zorgen we samen voor een sterke ondersteuning van het college van B&W en een goed functionerend secretariaat.

De gemeente Utrecht biedt ruimte aan iedereen. We zien talent als basis en diversiteit als kracht om samen betere resultaten te behalen.

Je werkt op de afdeling Bestuursondersteuning. Deze afdeling bestaat uit vier teams: het Kabinet, Stafbureau Gemeentesecretaris, Bestuursadviseurs en Bestuursassistenten, die stuk voor stuk bijdragen aan een optimale ondersteuning en advisering van het Utrechtse college van B&W.

Je komt te werken in een hecht team van bestuursassistenten waar collega’s elkaar helpen en samen de schouders eronder zetten. Collegialiteit, eigenaarschap en samen zorgen dat de ondersteuning doorloopt, zijn belangrijk in deze functie.

Je werkplek bevindt zich op de 20ste verdieping van het Stadskantoor, waar je niet alleen van een adembenemend uitzicht geniet, maar ook van een omgeving die zowel letterlijk als figuurlijk hoogstaand is. De werksfeer is prettig en informeel, met een team dat diversiteit in achtergronden, ervaringen en perspectieven omarmt.

Als gemeente Utrecht geloven wij dat een diverse organisatie zorgt voor meer innovatie, creativiteit en een betere samenwerking. Om die reden streven wij ernaar om een zo inclusief mogelijke organisatie te zijn.

Voor deze functie zoeken we iemand die zich prettig voelt in een politiek‑bestuurlijke omgeving en zorgvuldig omgaat met vertrouwelijke informatie, verschillende belangen en veranderende prioriteiten. Je hebt interesse in het lokale bestuur en begrijpt dat goede ondersteuning belangrijk is voor het werk van het college van B&W.

Daarnaast heb je:

• hbo werk- en denkniveau;
• ruime relevante werkervaring met het ondersteunen van een bestuurder of directie;
• ervaring binnen een gemeente of semi‑overheid is een pre, maar geen harde eis;
• een uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, mondeling en schriftelijk;
• goede digitale vaardigheden. Je kent systemen zoals Outlook, iBabs, Zaaksysteem en Teams of kunt deze snel eigen maken.

Verder werk je in ieder geval op woensdag en vrijdag.