Projectsecretaris renovatie Brienenoordbrug

Projectsecretaris renovatie Brienenoordbrug (36 uur) - 26568

Bij Rijkswaterstaat ben jij de spin in het web van het projectteam rond de renovatie van de Brienenoordbrug. Als projectsecretaris zorg jij dat het projectsecretariaat soepel en professioneel verloopt.

Omschrijving van de opdrachtgever: Rijkswaterstaat is de uitvoeringsorganisatie van het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat en bestaat uit 7 landelijke en 7 regionale organisatieonderdelen. Al meer dan 200 jaar werkt de organisatie dagelijks aan een veilig, leefbaar en bereikbaar Nederland: van het beheren en ontwikkelen van rijkswegen, vaarwegen en wateren tot het beschermen van Nederland tegen overstromingen.

Het project Vernieuwen van de Brienenoordbrug is een groot renovatieproject waarvan de aanbesteding van de 4 onderliggende contracten binnenkort van start gaat. Voor dit project bouwt Rijkswaterstaat een projectorganisatie op, met het projectsecretariaat in het hart daarvan. Dit project heeft behoefte aan een projectsecretaris.

• Je bereidt overleggen voor, waaronder de Kernteamoverleggen en de Projectbeheersingsoverleggen, en zorgt voor de verslaglegging.
• Je neemt deel aan deze overleggen, haalt de agendapunten op en legt acties en besluiten vast.
• Je voert zelfstandig en proactief administratieve, secretariële en informatievoorzienende werkzaamheden uit om het team te ontlasten.
• Je bewaakt en ordent de processen rondom het projectsecretariaat, waaronder informatiestromen, briefverkeer en documentbeheer.
• Je stelt projectspecifieke documenten op en houdt deze bij, zoals de vakantieplanning, het organogram en de checklist voor nieuwe medewerkers.
• Je archiveert correspondentie, producten en verslagen in SharePoint Online.
• Je onderhoudt contact met interne en externe betrokkenen en handelt vragen zoveel mogelijk zelfstandig af.
• minimaal 3 jaar kennis en werkervaring binnen de overheid
• minimaal een opleiding op mbo-niveau (bijvoorbeeld een secretarieel/economische opleiding)
• minimaal 5 jaar praktijkervaring als projectondersteuner, projectsecretaris en/of projectcoördinator
• uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift en ervaring met Word, Excel, PowerPoint en Outlook
• ruime ervaring met notuleren van (complexe) overleggen, met zowel interne als externe betrokkenen
• bij voorkeur:
  • ervaring met werken bij Rijkswaterstaat of vergelijkbare opdrachtgevers, zoals de Rijksoverheid of Pro Rail
  • ervaring met werken bij grote infrastructurele projecten (meer dan € )

Utrecht

De functie is per maandag 13 juli beschikbaar voor 36 uur per week. Deze functie is op projectbasis met een verwachte looptijd van 12 maanden, met een optie tot verlenging (5 x 12 maanden). Op deze opdracht is de inzet van een zelfstandige (zzp’er) niet mogelijk.