Managementassistent

Managementassistent 32 - 36 uur per week

Spreekt het jou aan om bij een maatschappelijke organisatie aan de slag te gaan? Houd je van afwisseling, samenwerken en verantwoordelijkheid nemen?

Ben je een organisatietalent en een initiatiefrijke professional? Lees dan verder!

Jouw baan bij Halt

Je werkt in een team met vijf collega’s en een stagiair, aangestuurd door de officemanager. Gezamenlijk verdelen we de secretariële taken. Dat gaat om ondersteuning van directie, regiomanagers, afdeling beleid, stafmedewerkers, projectleiders en Halt-academie en officetaken. Elke collega heeft een primair takenpakket. Binnen het team wordt nauw samengewerkt en ondersteunen collega's elkaar, zodat werkzaamheden bij afwezigheid kunnen worden overgenomen. De officetaken worden onderling verdeeld.

Met jouw vooruitziende blik en praktische aard ontzorg je maximaal, waardoor directie, management en stafcollega's zo effectief mogelijk kunnen werken.

Wat ga je doen?

• Ondersteuning twee regiomanagers, dit houdt in o.a. organisatie en beheer van de agenda, beheer van de mailbox, inplannen van afspraken (zowel intern als extern), plannen, organiseren en ontzorgen van teambijeenkomsten (o.a. regiodagen)
• Ondersteuning team beleid en de Halt-academie. Denk aan inplannen en organiseren van bijeenkomsten en trainingen, verwerken en beheren van aanmeldingen, afstemming met trainers, informatie delen op intranet, binnenkomende vragen afhandelen etc..
• Plannen, organiseren en voorbereiden van vergaderingen.
• Verslaglegging en opstellen en bewaken van actielijsten.
• Zelfstandig afhandelen van inkomende en uitgaande correspondentie.
• Opstellen van o.a. teksten, notities en overzichten.
• Redigeren, controleren en opmaken van teksten.
• Zelfstandig afhandelen van telefoonverkeer en informatieverzoeken.
• Verwerken van administratieve gegevens in overzichten en systemen.
• Bieden van brede facilitaire ondersteuning.

Wat is jouw inbreng?

Naast jouw positieve instelling, ‘can-do’ mentaliteit en het bereid zijn te investeren in je kennis en vaardigheden, breng jij het volgende mee:

• MBO plus werk- en denkniveau, afgeronde opleiding management assistent, directiesecretaresse of officemanagement.
• Je hebt ervaring in een soortgelijke functie.
• Kantoorautomatisering, waaronder MS Office heeft voor jou geen geheimen.
• Je beheerst de Nederlandse taal goed, zowel mondeling als schriftelijk.
• Je beschikt over aantoonbare organisatorische vaardigheden.
• Je bent integer en gaat zorgvuldig om met gevoelige informatie.
• Je werkt vlot en zorgvuldig, met aandacht voor details en kwaliteit.
• Je hebt een proactieve en een oplossingsgerichte werkhouding.
• Je bent doortastend, staat stevig in je schoenen en pakt regie om tot een juiste uitvoering te komen.
• Je bent stressbestendig, kunt schakelen tussen afwisselendewerkzaamheden en weet de juiste prioriteiten te stellen.
• Je beschikt over een BHV-certificaat of bent bereid deze te behalen.

Omdat je samen met je collega's de ondersteuning in de organisatie borgt, is flexibiliteit van belang. In onderlinge afstemming wordt voldoende bezetting op maandag tot en met vrijdag geregeld. Vrijdag is sowieso een werkdag voor jou. In het kader van hybride werken is het mogelijk om deels thuis te werken.

Wat kun je van ons verwachten?

Werken bij Halt betekent werken bij een organisatie die maatschappelijke waarde toevoegt en zich juist daarom ondernemend en ambitieus opstelt. Je werkt met gedreven en betrokken professionals in een omgeving waar samenwerking en ruimte voor eigen initiatief hoog in het vaandel staan.

We bieden je:

• Arbeidsvoorwaarden en een marktconform salaris op basis van cao Sociaal Werk (aanloopschaal 5, schaal
  6);
• Jaarlijks 8% vakantietoeslag en 8,3% eindejaarsuitkering.
• Mogelijkheid om extra verlofdagen te kopen (individueel…