Administratief medewerker; parttime Nederland

Fast Enterprises is een leverancier van essentiële software en diensten voor burgers en overheden. In 1998 veranderden we de manier waarop overheidsinstanties hun werkzaamheden uitvoeren, dit met de introductie van Gen Tax®. Inmiddels zijn we verder uitgebreid dan belastingen en voeren we ook implementaties uit voor instanties op het gebied van motorvoertuigen, rijbewijzen, werkloosheidsuitkeringen en kinderbijstand.

Een carrière bij FAST heeft een betekenisvolle en blijvende maatschappelijke impact. Wij bieden een samenwerkingsgerichte kantooromgeving waarin problemen actief worden opgelost. Je komt te werken bij FAST NL B.V., de Nederlandse dochteronderneming van FAST Enterprises. Je maakt deel uit van een internationaal bedrijf dat overheden wereldwijd ondersteunt. We zijn momenteel uitsluitend op zoek naar kandidaten die zowel Engels als Nederlands vloeiend spreken.

Geschikte kandidaten komen ons team in Utrecht, Nederland
, versterken en werken tussen 30 en 40 uur per week (in overleg). Daarnaast is er de mogelijkheid om op vrijdag vanuit thuis te werken.

Als Administrative Assistant voer je diverse administratieve taken uit ter ondersteuning van onze projectteams en zorg je voor een soepele kantoorvoering. We zijn op zoek naar een kandidaat met ervaring in bedrijfsadministratie die goed functioneert in een dynamische, snel veranderende omgeving.

Algemeen

• Alle kantoormedewerkers bijstaan en ondersteunen en ervoor zorgen dat zij alles hebben wat ze nodig hebben om hun werk efficiënt uit te voeren.
• Organiseer en faciliteer administratieve en andere projectgerelateerde taken voor de FAST-projectmanager (bijv. het plannen van vergaderingen, het maken van aantekeningen tijdens vergaderingen, het opstellen van notulen, enz.
• Bied waar nodig aanvullende ondersteuning aan teamleden (bijv. diverse taken zoals het assisteren bij test- en trainingsmateriaal, het afdrukken en sorteren van documenten, enz.
• Toezicht houden op en het onderhouden van relaties met leveranciers en betalingen (bijv. kantoorbenodigdheden, catering, enz.) en hierover communiceren met de financiële afdelingen.
• Ondersteun en begeleid nieuwe medewerkers bij hun verhuizing (bijv. suggesties doen voor huisvesting, helpen bij het regelen van verblijfsvergunningen, enz.).
• Lokale werving faciliteren door nauw samen te werken met het wervingsteam om sollicitatiegesprekken te organiseren, kandidatendossiers bij te houden en te helpen bij wervingsinitiatieven.
• Bijdragen aan diverse taken voor andere projecten binnen het bedrijf.
• Informatie bijhouden (bijv. locatiespecifieke verhuisinformatie, locatiespecifieke administratieve handleiding, kantoorrichtlijnen, vervaldata van toegangscodes en veiligheidsmachtigingen, suggesties voor teambuilding en contactpersonen, enz.
• Ons HR-team ondersteunen bij lokale naleving en onboarding.

Kantoor

• Namens het team communiceren met de klant over kantoorbeheer (bijv. kantoortoegang, onderhoud, serviceverzoeken enz.), en interne communicatie die relevant is voor het projectteam delen en/of vertalen
• Bestel en beheer kantoorbenodigdheden.
• Houd een overzicht bij van de functies binnen het team, zoals BHV’ers en preventiemedewerkers, en stem deze af met de betreffende functies aan de kant van de klant.
• De telefoonlijst van het kantoor bijhouden.
• Vergaderingen voorbereiden (d.w.z. de opstelling regelen voor eventuele speciale vergaderingen).

Post

• Post: zorg voor het ophalen en afleveren van algemene post.
• Voorbereiden, ophalen en afleveren van internationale post, inclusief het bijhouden van verzendmaterialen ter plaatse.

Speciale evenementen en activiteiten

• Teambuildinguitjes plannen, afstemmen met locaties en leveranciers, programma's voor evenementen opstellen,…