Secretaresse gedeputeerde staten

Voor Provincie Utrecht ondersteun je een gedeputeerde op secretarieel gebied. Je werkt nauw samen met de bestuursadviseur en woordvoerder en vormt samen met hen een sterk team rond de gedeputeerde Leefomgeving. De functie is voor 32 tot 36 uur per week, zo snel mogelijk, voor een periode van 6 maanden. Verlenging is mogelijk met 2 maal 6 maanden.

Je houdt de complexe agenda actueel, zorgt voor een duidelijke planning en adviseert hierover wanneer dat nodig is. Je onderhoudt zorgvuldig contact met de gedeputeerde, interne collega's en externe relaties. In telefonische, schriftelijke en overige communicatie ben je het visitekaartje van de gedeputeerde. Ook bereid je vergaderdossiers voor en stel je deze samen. Met de gedeputeerde maak je afspraken over de ondersteuningsbehoefte.

Je werkt samen met de secretaresses van de vijf gedeputeerden. Zij zijn je naaste collega's en nemen bij ziekte en verlof voor elkaar waar. De werkzaamheden behoren tot de reguliere taken van de functie medewerker secretariaat gedeputeerde staten. De Provincie Utrecht vraagt om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG).

Je bent een zelfstandige en proactieve secretaresse die snel kan schakelen en zelfstandig beslissingen neemt. Je bent communicatief vaardig, flexibel en werkt zorgvuldig in het contact met interne collega's en externe relaties. Je bent bereid om extra inzet te leveren wanneer dat nodig is en voelt je verantwoordelijk voor een professionele ondersteuning van de gedeputeerde.

• Ondersteun de gedeputeerde professioneel op secretarieel gebied.

• Houd de complexe agenda actueel en verzorg een adequate agendaplanning.

• Adviseer over de agendaplanning wanneer dat nodig is.

• Bereid vergaderdossiers voor en stel deze samen.

• Bewaak de voortgang van afspraken.

• Onderhoud zorgvuldig contact met de gedeputeerde, interne collega's en externe relaties.

• Communiceer professioneel en vriendelijk, telefonisch, schriftelijk en via overige correspondentie.

• Treed op als eerste aanspreekpunt en visitekaartje van de gedeputeerde.

• Schakel snel en neem zelfstandig beslissingen.

• Maak met de gedeputeerde Leefomgeving afspraken over de ondersteuningsbehoefte.

• Neem bij ziekte en verlof waar voor collega-secretaresses.

• Je hebt aantoonbaar een opleiding afgerond op minimaal mbo niveau 4.

• Je hebt minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als directie- of bestuurssecretaresse of
  -assistent op C-level.

• Je bent bereid een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) aan te leveren.

• Een aantoonbaar afgeronde secretariële opleiding op minimaal mbo niveau 4.

• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als secretaresse bij een overheidsorganisatie.

• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in een bestuurlijke omgeving, bijvoorbeeld bij een college van Gedeputeerde Staten, een college van burgemeester en wethouders, een gemeenteraad of een vergelijkbare bestuurlijke organisatie.

• Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten.

• Relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties.

• Zelfstandigheid.

• Proactiviteit.

• Communicatieve vaardigheid.

• Flexibiliteit.