Bureausecretaris sitebureau Werelderfgoed Hollandse Waterlinies

Het sitebureau coördineert de samenwerking tussen Gelderland, Noord-Brabant, Noord-Holland en Utrecht. Deze vacature zetten wij namens Provincie Utrecht uit.

Het sitebureau coördineert de samenwerking tussen de provincies Gelderland, Noord-Brabant, Noord-Holland en Utrecht voor het behoud van de Hollandse Waterlinies. Dit doet het op onderwerpen waar eenheid en gezamenlijkheid voor nodig is, zoals marketing en promotie, bescherming en beheer. Jij bent de rechterhand van het hoofd sitebureau en zorgt dat de medewerkers hun werk kunnen doen zonder zorgen over financiën, procedures en organisatie.

Je takenpakket is breed: aan de ene kant de bedrijfsvoering en financiën, aan de andere kant het voorbereiden en organiseren van bijeenkomsten en vergaderingen.

Waar je aan werkt
Je bereidt werkbijeenkomsten en vergaderingen voor het sitebureau, het Linieteam, het Managementteam en het Gemeenschappelijk Orgaan voor en organiseert deze. Als secretaris van het Linieteam stel je agenda's op, verstuur je notities tijdig en verzorg je de verslaglegging. Je ondersteunt het hoofd sitebureau als secretaris van het Managementoverleg en Gemeenschappelijk Orgaan, inclusief het opstellen van vergaderstukken en de vergaderplanning. Daarnaast ondersteun je bij de logistieke organisatie van de twee jaarlijkse werkconferenties Hollandse Waterlinies en fungeer je als eerste aanspreekpunt voor dienstverleners van centrumprovincie Utrecht, de accountant en adviesbureaus.

Jij bent als bureaussecretaris ook bezig met:

• Opstellen van concepten van de Planning en Control-producten in samenspraak met het hoofd en voeren van de regie op de planning.
• Onderhouden van actief contact met de collega's van financiën bij Provincie Utrecht en optreden als contactpersoon voor de externe accountant.
• Vastleggen en bewaken van afspraken over personeelsinzet en financiën, samen met de secretariële ondersteuner.
• Leveren van een belangrijke bijdrage aan het jaarlijkse werkplan en de verantwoording in het jaarverslag.
• Helpen van het hoofd met een heldere organisatie van het werk en bewaken van het overzicht over de omgeving van het sitebureau.

Werken bij de provincie Utrecht betekent dat je een waardevolle bijdrage levert aan het oplossen van maatschappelijke opgaven. Deze opgaven vragen het bijeenbrengen van veel verschillende disciplines en belangen, vooral buiten, maar ook binnen de organisatie. Als medewerker vorm jij de verbindende schakel. We halen kennis op, delen onze deskundigheid en behalen met elkaar successen. Samen komen we verder.

We investeren in de ontwikkeling van onze medewerkers. Je krijgt volop de gelegenheid voor eigen initiatief en ruimte om te groeien. Wij vinden een gezonde balans tussen werk en privé belangrijk. Iedereen krijgt de kans om flexibel en naar eigen vermogen te werken.

Bij de provincie Utrecht werken we hybride. Hoe dit eruit ziet geven we samen vorm.

De organisatie is in ontwikkeling. We maken een professionaliseringsslag en gaan steeds meer opgavegericht werken. Als jij het leuk vindt om het voortouw te nemen en verder mee wilt bouwen aan onze organisatie, garanderen wij jou een boeiende tijd.

op basis van 36 uur per week.

dat je onder meer kunt laten uitbetalen en/of inruilen voor extra vrije dagen.

voor woon-werk verkeer en dienstreizen.

Je bent proactief, flexibel en weet van aanpakken. Je organiseert graag, denkt vooruit en zorgt dat plannen ook daadwerkelijk worden uitgevoerd. Je hebt bestuurlijke sensitiviteit en weet hoe je omgaat met bestuurders en politiek gevoelige…