Officemanager

32 uur per week | standplaats Utrecht

Ben jij het visitekaartje dat we zoeken?

De hulpverlening van het Rode Kruis in Nederland is georganiseerd in tien regio’s. In regio Midden-Nederland werken we iedere dag samen aan hulp voor mensen die dat nodig hebben. Voor ons Bedrijfsbureau zijn wij op zoek naar een Officemanager.

Je komt terecht in een enthousiast en gedreven team van bijna 30 beroepskrachten en circa 900 vrijwilligers. Je werkt vanuit onze locatie aan de Vlampijpstraat in Utrecht. Op 1 oktober hebben we hier ons nieuwe pand geopend. Door de centrale ligging verwachten we dat deze locatie steeds meer een plek wordt voor ontmoetingen, vergaderingen, trainingen en evenementen.

Onze deuren staan open voor allerlei bezoekers: hulpvragers, vrijwilligers, beroepskrachten uit de regio en de rest van het land en externe relaties. We vinden het belangrijk dat iedereen zich bij binnenkomst gezien, geholpen en welkom voelt.

Voor onze frontoffice zoeken we een tweede officemanager: gastvrij, dienstverlenend en organisatorisch sterk. Jij zorgt dat ontvangst, vergaderingen en bijeenkomsten soepel verlopen én dat onze vrijwilligers zich welkom en thuis voelen.

Vanuit het Bedrijfsbureau draag je bij aan een gastvrije locatie en ondersteun je de hulpverlening in regio Midden-Nederland.

Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• Gastvrij ontvangen en helpen van bezoekers;
• Coördineren van de dagelijkse receptieprocessen;
• Samenwerken met en ondersteunen van de vrijwilligers bij de receptie;
• Verzorgen van administratieve ondersteuning;
• Plannen en organiseren van vergaderingen en bijeenkomsten;
• Ondersteunen bij interne en externe evenementen;
• Ondersteunen bij de kledinguitgifte aan vrijwilligers;
• Z nodig inzetbaar zijn tijdens landelijke bijeenkomsten in de avond/zaterdag;
• Vervullen van een BHV-functie tijdens kantooruren.

We hechten waarde aan diversiteit – in achtergrond en ervaringen. We hebben mensen met verschillende culturele achtergronden, religies, seksuele voorkeur, gender identiteiten en leeftijdsgroepen nodig om onze missie te vervullen.
Voor deze functie zoeken we iemand die gastvrijheid combineert met organisatietalent en zelfstandigheid. Je ziet wat er nodig is, pakt zaken op en weet tegelijkertijd wanneer je anderen moet betrekken.

• MBO+ werk- en/of denkniveau en ruime aantoonbare werkervaring in een vergelijkbare functie;
• Sterke communicatieve vaardigheden en het vermogen om gemakkelijk contact te leggen met verschillende mensen;
• Open, gastvrije en representatieve houding;
• Goede vaardigheden in plannen en organiseren, waarbij je nauwkeurig en resultaatgericht werkt;
• Ervaring met digitale en geautomatiseerde systemen;
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal;
• Beheersing van het Engels is een pré;
• Flexibiliteit om enkele keren per maand in de avond of zo af en toe op zaterdag te werken. Deze momenten zijn ruim van tevoren planbaar, zodat werk en privé goed in balans kunnen blijven.

Je werkt zelfstandig en neemt initiatief. Kom je ergens niet uit, dan wacht je niet af, maar zoek je actief de samenwerking op met collega’s die je verder kunnen helpen. Je voelt je prettig in een organisatie die volop in beweging is en waar geen dag hetzelfde is.

• Je bent gastvrij, enthousiast en betrokken.
• Je bent discreet, integer en sensitief en hebt oog voor de mensen om je heen.
• Je bent sterk in plannen en organiseren en werkt nauwkeurig.
• Je hebt een praktische instelling en steekt graag de handen uit de mouwen.
• Je beschikt over een gezonde dosis relativeringsvermogen en humor.

Het werk dat je doet heeft maatschappelijke relevantie en maakt impact. Dat betekent soms ook impact op jezelf. Daarom hebben we oog voor je welzijn en…