Managementassistent IPM

Utrecht heeft jou nodig! Als managementassistent bij Informatie- en Procesmanagement (IPM) zorg jij ervoor dat afdelingshoofden en teams zich kunnen richten op hun werk voor de stad. Je brengt structuur aan, denkt vooruit en zorgt dat afspraken soepel verlopen. Je werkt samen met verschillende collega's en krijgt veel ruimte om initiatief te nemen. Bovendien kun je meedenken over de verdere ontwikkeling van de managementondersteuning binnen de gemeente Utrecht.

Als managementassistent ondersteun je het afdelingshoofd en de teamleiders binnen het fysieke en/of sociale domein. Je beheert agenda's, organiseert overleggen en zorgt dat afspraken worden opgevolgd. Je bent een belangrijk aanspreekpunt voor afdelingshoofden, teamleiders en collega's. Daarbij werk je nauw samen met vijf collega's binnen Office Management.

Concreet ga je:

• proactief de agenda en gezamenlijke mailbox van het afdelingshoofd beheren;

• waar nodig andere afdelingshoofden en teams ondersteunen;

• afspraken en overleggen voorbereiden en vervolgacties bewaken;

• bijeenkomsten en vergaderingen organiseren en faciliteiten reserveren;

• kantoorartikelen, bloemen en attenties bestellen;

• ondersteunen bij HR-processen, zoals sollicitatieprocedures en het inwerken van nieuwe collega's;

• bijdragen aan een uniforme werkwijze binnen het ondersteuningsteam;

• ondersteunen bij projecten, evenementen en organisatiebrede activiteiten;

• knelpunten signaleren en praktische verbeteringen voorstellen.

Je werkt zelfstandig, maar staat er niet alleen voor. Samen met je collega's zorg je voor een goede ondersteuning van de afdeling Informatie- en Procesmanagement (IPM).

De gemeente Utrecht biedt ruimte aan iedereen. We zien talent als basis en diversiteit als kracht om samen betere resultaten te behalen. Voor jou is er plek bij het team Office Management. Jouw thuisbasis is het stadskantoor van Utrecht, pal naast Utrecht CS.

Binnen Office Management werk je samen met vijf collega's. Iedereen heeft een eigen aandachtsgebied, maar jullie helpen elkaar wanneer dat nodig is. Je ondersteunt afdelingshoofden en teamleiders en hebt contact met collega's uit verschillende onderdelen van de gemeente.

De managementondersteuning maakt de komende periode een organisatieontwikkeling door. De ondersteuning wordt ondergebracht in een nieuwe afdeling voor processen, administratie en ondersteuning. Je krijgt de mogelijkheid om mee te denken over de samenwerking en verbeteringen in de werkwijze.

Je werkt voornamelijk op het stadskantoor. Binnen het team is de afspraak dat iedereen minimaal één thuiswerkdag per week heeft en de overige werkdagen op kantoor aanwezig is.

Als gemeente streven we naar een diverse en inclusieve organisatie, omdat we ervan overtuigd zijn dat verschillende perspectieven zorgen voor meer innovatie, creativiteit en betere samenwerking. Ben je benieuwd hoe wij dat doen? Lees dat op deze pagina.

Bij de gemeente Utrecht vinden we het belangrijk dat jij jezelf kunt zijn. Daarom zijn wij benieuwd naar wie jij bent. Voor deze functie zoeken we iemand die overzicht houdt, zelfstandig werkt en goed kan schakelen tussen verschillende werkzaamheden. Je stelt prioriteiten, communiceert duidelijk en denkt mee over hoe het werk beter georganiseerd kan worden.

Je brengt het volgende mee:

• minimaal mbo 4 werk- en denkniveau;

• ruime relevante werkervaring als managementassistent, directiesecretaresse of in een vergelijkbare ondersteunende functie;

• een goede beheersing van de Nederlandse taal, mondeling en schriftelijk;

• ervaring met Microsoft Outlook, Teams en andere digitale systemen;

• het vermogen om nieuwe systemen en werkwijzen snel eigen te maken.

Voldoe je nog niet aan alle punten, maar ben je wel enthousiast over deze baan?…