Managementondersteuner Flexpool

Ben jij een digitale duizendpoot die graag organiseert, ontzorgt en het verschil maakt voor collega's? Werk je zelfstandig, ben je flexibel inzetbaar en maak je je nieuwe werkzaamheden en omgevingen snel eigen? Dan is onze flexpool op zoek naar jou! Als managementondersteuner geniet je van afwisseling, ontmoet je verschillende teams en zet je jouw talent in waar dat het meest nodig is.

Als managementondersteuner in de flexpool spring je bij waar tijdelijke ondersteuning nodig is. Je wordt ingezet binnen verschillende sectoren, afdelingen of ter ondersteuning van het bestuur. Je maakt je snel een nieuwe werkomgeving eigen, brengt rust en overzicht en zorgt ervoor dat managers, teams en bestuurders op je kunnen rekenen.

Je werkzaamheden verschillen per opdracht, waardoor geen dag hetzelfde hoeft te zijn. Je beheert agenda's en mailboxen, handelt vragen zelfstandig af en organiseert en bereidt vergaderingen, bijeenkomsten en evenementen voor. Ook verzorg je heldere verslagen, bewaak je afspraken en actiepunten en ondersteun je bij het opstellen en redigeren van correspondentie, presentaties, rapportages en vergaderstukken. Daarnaast zorg je voor een nauwkeurige en veilige documentatie en archivering, regel je praktische en facilitaire zaken en pak je ad-hocwerkzaamheden op.

Je weet Microsoft 365, waaronder Outlook, Word, Excel, PowerPoint en Teams, slim in te zetten om je werkzaamheden efficiënt uit te voeren. Maar je kijkt ook verder dan de dagelijkse ondersteuning. Met jouw proactieve blik signaleer je mogelijkheden om werkprocessen slimmer en efficiënter in te richten. Je bespreekt verbeterkansen, komt met concrete voorstellen en helpt deze na overleg en goedkeuring in de praktijk te brengen.

Zo zorg je niet alleen voor continuïteit tijdens tijdelijke opdrachten, maar draag je ook bij aan het verbeteren van de werkprocessen binnen de organisatie.

Werken in een flexpool

Binnen de afdeling Management & Organisatieondersteuning (M&OO) zoeken we twee enthousiaste managementondersteuners voor onze flexpool-MO. In deze functie ondersteun je verschillende managementteams tijdens drukke periodes en vervang je collega's bij bijvoorbeeld ziekte of verlof. Zo lever je een waardevolle bijdrage aan de ondersteuning van de organisatie.

De flexpool is een nieuw team dat momenteel wordt samengesteld. Je krijgt de mogelijkheid om actief mee te denken over de vormgeving ervan, waarbij jouw inbreng wordt gewaardeerd. Als managementondersteuner binnen de flexpool werk je onder leiding van de teamleider(s) MO.

De functie is voor 35 uur per week, maar we staan open voor een flexibele invulling van de arbeidsduur, met een minimum van 26 uur per week. We bespreken graag samen wat hierin mogelijk is.

• Een vast contract voor 35 uur per week. Startdatum is in overleg;
• Een bruto maandsalaris conform de Cao FNV Organisaties in schaal 8, tussen € 3.121 en € 4.049, op basis van een 35-urige werkweek;
• Een goede pensioenregeling, 8,33% vakantietoeslag, 8,33% eindejaarsuitkering;
• Een goede verlofregeling van 228 verlofuren per kalenderjaar op basis van een 35-urige werkweek en de mogelijkheid om verlof gedeeltelijk te (ver) kopen;
• De keuze uit een NS-kaart of een reiskostenvergoeding;
• De mogelijkheid om gedeeltelijk thuis te werken met bijbehorende ICT-middelen;
• Een thuiswerkvergoeding;
• Een moderne werkplek in een van onze vakbondshuizen verspreid over het land.

• Je beschikt over hbo werk- en denkniveau en hebt een afgeronde opleiding in een relevante richting, bijvoorbeeld managementondersteuning, of als personal assistant;

Aantoonbare werkervaring in een vergelijkbare functie. Daarnaast is het een pre als je ervaring hebt met notuleren en ben je bekend met administratieve en secretariële procedures;

Je…