Procescoördinator

Breng jij structuur en overzicht in de processen rond capaciteitsmanagement en bestuurlijke besluitvorming?

Het Nederlandse spoor is druk, complex en constant in beweging. Het cluster Capaciteitsmanagement zorgt ervoor dat we voor alle reizigers, verladers en omgeving de spoorse capaciteit ontwikkelen, aanbieden en verdelen. Vanuit het cluster CM wordt sturing gegeven aan de hoofdprocessen Definiëren, Ontwikkelen en Verdelen, het Domein CM en Accountmanagement.

Als procescoördinator werk je direct samen met de directieadviseur structuur. Samen zorgen jullie voor overzicht en rust in de bestuurlijke en organisatorische processen van het cluster. Je houdt zicht op wat er speelt, denkt vooruit en zorgt dat onderwerpen, stukken en acties op het juiste moment op de juiste plek komen. Zo help je het cluster om zorgvuldig, tijdig en toekomstgericht te werken.

Daarbij kijk je continu waar het slimmer, eenvoudiger of sneller kan. Je benut AI en digitale tools om informatie beter te ordenen, processen efficiënter te ondersteunen en collega’s sneller te helpen met heldere overzichten, agenda’s, acties en conceptteksten. Daarmee draag je bij aan een moderne en toekomstbestendige manier van werken binnen Capaciteitsmanagement.
Samen met de directieadviseur geef je invulling aan vijf belangrijke taken:

• Je brengt structuur in de bestuurlijke stukkenstroom richting ExCo, RvB en RvC. Je bewaakt de planning, legt verbanden tussen onderwerpen en helpt behandelvoorstellen helder en compleet aan te leveren, zodat besluitvorming goed voorbereid en zorgvuldig kan plaatsvinden.
• Je coördineert de correspondentie met het ministerie van IenW via het brievenspreekuur. Je begeleidt het proces van aanmelden, voorbereiden, reviewen en aanleveren, stemt af met betrokken collega’s en zorgt dat vragen, reacties en stukken tijdig worden opgevolgd.
• Je versterkt de communicatie binnen het cluster Capaciteitsmanagement. Je organiseert kwartaalbijeenkomsten en de jaarlijkse borrel, stemt af met het communicatieteam, signaleert nieuwswaardige onderwerpen en houdt de CM-portal actueel, zodat collega’s goed geïnformeerd en verbonden blijven.
• Je zorgt dat de tweewekelijkse clusteragenda staat als een huis. Je maakt de agendamap en agenda gereed, zet behandelvoorstellen uit, bereidt het notulenformat voor en zorgt dat besluiten en acties helder worden vastgelegd en opgevolgd.
• Je beheert het jaaroverzicht voor het cluster CM. Je houdt zicht op belangrijke Pro Rail-brede momenten zoals het jaarplan, kwartaalrapportages en MT-clusterdagen, zodat het cluster tijdig kan aanhaken en afspraken, deadlines en afhankelijkheden inzichtelijk blijven.

In deze veelzijdige rol krijg je de ruimte om echt verschil te maken. Met jouw organisatietalent, procesgevoel, digitale nieuwsgierigheid en daadkracht zorg je dat de dagelijkse samenwerking soepel verloopt én dat het cluster vooruit kan kijken.

We bieden graag ruimte aan iedereen. Daarbij zien we talent als basis en diversiteit als kracht om samen betere resultaten te behalen. Je komt te werken binnen het team Domein Beleid CM. Dit team werkt voor het hele cluster Capaciteitsmanagement aan beleid, kaders en strategisch advies. Collega’s vertalen wet- en regelgeving naar toepasbaar beleid, adviseren over clusterbrede vraagstukken en ondersteunen de koers en ontwikkeling van CM.

Binnen dat team vorm jij samen met de directieadviseur CM een hecht duo voor de Directeur en de landelijk managers. Jullie trekken dagelijks samen op: de directieadviseur brengt richting, inhoud en bestuurlijke advisering; jij zorgt voor structuur, overzicht, voortgang en een soepel proces. Zo versterken jullie elkaar en zorgen jullie samen dat het management goed voorbereid keuzes kan maken.