Secretaris Bedrijfsvoeringsberaad; tijdelijk tot eind

Utrecht heeft jou nodig!
Binnen de gemeente Utrecht starten we met het Bedrijfsvoeringsberaad. In dit beraad komen het primaire proces en bedrijfsvoering bij elkaar.
Het doel is om vanuit concernbelang beter te sturen, te prioriteren en besluitvorming door de concerndirectie zorgvuldig voor te bereiden. Daarmee wordt de huidige overlegstructuur aangepast. Bedrijfsvoering ondersteunt de organisatie op het gebied van o.a. personele, juridische en financiële zaken, communicatie en informatievoorziening.

Voor deze nieuwe rol zoeken we een secretaris die overzicht brengt, afspraken scherp vastlegt en zorgt dat besluiten verder worden gebracht.

Als secretaris van het Bedrijfsvoeringsberaad heb je een stevige rol in het functioneren van het beraad. Je bewaakt de planning, bereidt overleggen inhoudelijk en procesmatig voor en zorgt dat deelnemers en genodigden tijdig weten wat er van hen wordt verwacht.

Je denkt met de voorzitter mee over ingebrachte onderwerpen en over de manier waarop deze het beste besproken kunnen worden. Je kijkt daarbij naar de agenda, timing, samenhang, gevoeligheden en de kwaliteit van de voorbereiding. Je bewaakt de kwaliteit van de voorstellen die worden ingediend en adviseert maker van voorstellen hierover.

Je werkt voor vijf verschillende overleggen binnen het Bedrijfsvoeringsberaad: twee strategische bedrijfsvoeringsberaden, twee tactische bedrijfsvoeringsberaden en één integratieberaad.

Concreet betekent dit dat je:

• de planning van de beraden bewaakt en zorgt dat de voorbereiding op tijd start;
• conceptagenda’s opstelt en hierover afstemt met de voorzitter en andere betrokkenen;
• beoordeelt of onderwerpen voldoende zijn voorbereid voor besluitvorming of bespreking en adviseert over de nodige vervolgstappen.
• zorgt voor duidelijke verslaglegging van actiepunten en opvolging van afspraken en besluiten;
• de procesondersteuner aanstuurt op de praktische voorbereiding van overleggen;
• scherpte brengt in het vergaderproces, positief-kritische verbetervoorstellen doet enknelpunten tijdig voorlegt aan de voorzitter of inbrengend directeur.

Als secretaris van het Bedrijfsvoeringsberaad werk je bij Strategie & Bestuur. Dit organisatieonderdeel ondersteunt en adviseert het college van B&W en de concerndirectie. Je werkt dus dicht bij de plek waar bestuurlijke keuzes worden voorbereid.
Binnen Strategie & Bestuur werken collega’s aan brede en soms complexe vraagstukken voor de hele organisatie. Het organisatieonderdeel houdt zich onder andere bezig met de strategische agenda van de gemeente Utrecht, lobby en relatiebeheer, besluitvorming en bestuursondersteuning.

Je werkt in een omgeving waar het tempo hoog ligt en waar betrouwbaarheid en zorgvuldigheid belangrijk zijn. De werksfeer is professioneel en informeel met ruimte voor zelfstandigheid, humor en sociale activiteiten. Daarbij wordt diversiteit in achtergronden, ervaringen en perspectieven gewaardeerd.

Je standplaats is het Stadskantoor, met uitzicht over de stad waar je voor werkt. Omdat je werkt voor meerdere overleggen binnen het Bedrijfsvoeringsberaad, heb je veel contact met collega’s uit verschillende domeinen, portefeuilles en organisatieonderdelen. Dat maakt deze rol breed, afwisselend en zichtbaar binnen de organisatie.
Als gemeente streven we naar een diverse en inclusieve organisatie, omdat we ervan overtuigd zijn dat verschillende perspectieven zorgen voor meer innovatie, creativiteit en betere samenwerking. Ben je benieuwd hoe wij dat doen? Lees dat op deze pagina.

• Hbo / wo werk- en denkniveau;
• ervaring in een secretaris- of adviesrol waarin je besluitvorming op management-, directie- of concernniveau voorbereidde en begeleidde;
• ervaring met het beoordelen, structureren en aanscherpen van voorstellen of andere besluitvormingsstukken;
• ervaring met het gelijktijdig organiseren en bewaken van meerdere overleg- en besluitvormingsprocessen, inclusief de opvolging van afspraken en besluiten.
• Ervaring binnen een gemeentelijke of andere politiek-bestuurlijke organisatie is een pré.

Ook heb je affiniteit met verschillende bedrijfsvoeringsportefeuilles. Je hoeft niet op elk onderwerp inhoudelijk…