Office manager

Ben jij dé ondernemende, gastvrije en georganiseerde officemanager die graag mensen welkom heet, ontzorgt, zelf de handen uit de mouwen steekt én ervoor zorgt dat zowel de voorkant als de achterkant van de organisatie soepel draait? Dan zoeken wij jou!

Wat je gaat doen
Als office manager ben je het visitekaartje van onze organisatie. Met jouw gastvrijheid, organisatietalent en proactieve houding zorg je ervoor dat alles op rolletjes loopt en iedereen zich welkom voelt. Je ontvangt klanten en leveranciers met een glimlach, beheert de algemene mailbox en agenda en houdt de kantooromgeving representatief. Ook organiseer je lunches en (internationale) reizen en stel je samen met onze recruiter inwerkschema’s op voor nieuwe collega’s.

Je bent een proactieve zelfstarter en kunt zelf inschatten waar jouw hulp het hardst nodig is. Je ontzorgt collega’s in de breedste zin van het woord en dat maakt deze baan dan ook erg afwisselend!

Daarnaast ben je verantwoordelijk voor de organisatie van onze trainingen. Van het bijhouden van de aanmeldingen en het afstemmen met de trainer tot het ontvangen van klanten en de opvolging achteraf: jij zorgt voor een vlekkeloze ervaring, zodat klanten graag terugkomen.

Ook ondersteun je onze interne projectmanager op facilitair en operationeel vlak. Je borgt belangrijke documentatie, regelt accounts voor nieuwe collega’s en stuurt externe facilitaire partijen aan, zoals de schoonmaakdienst.

Kortom: in de rol van office manager zit je nooit stil en heb je een zeer afwisselende en uitdagende job waarin geen dag hetzelfde is en waar jouw servicelevel en gastvrijheid de absolute basis vormen.

Wanneer past deze baan helemaal bij jou?

Je bent een gastvrouw/gastheer in hart en nieren en krijgt er energie van om mensen welkom te laten voelen in de breedste zin van het woord;

Je houdt ervan lekker praktisch bezig te zijn en de handen uit de mouwen te steken;

Je houdt van afwisseling in taken en verantwoordelijkheden, maar wel met een basis aan terugkerende routinematige taken die wekelijks terugkomen

Je bent gek op het goed organiseren van zaken en het ondersteunen van verschillende soorten mensen op diverse onderwerpen.

Taakomschrijving

het ontvangen van bezoekers en hen een warm welkom geven;

het zorgdragen voor een net kantoor;

het beheren van de voorraad, zoals de kantoor- en kantinevoorraad;

het reserveren van hotels en restaurants en het verzorgen van lunches en zakenreizen;

het aansturen van externe facilitaire partijen;

het beheren van ons trainingscentrum, van A tot Z;

het ondersteunen in ons onboarding programma;

het ondersteunen bij facilitaire zaken.

De office manager voldoet bij voorkeur aan de volgende criteria:

Beschikt over minimaal MBO 3 werk- en denkniveau;

Heeft een aantal jaar ervaring in een soortgelijke organisatorische rol waarin gastvrijheid centraal stond;

Heeft ervaring met het Microsoft office pakket;

Is een echte gastvrouw in hart en nieren;

Is communicatief sterk, proactief, klantgericht en flexibel;

Heeft oog voor detail, maar overziet tegelijkertijd ook het grotere plaatje;

Is integer, heeft een groot verantwoordelijkheidsgevoel, is organisatorisch sterk én kan goed zelfstandig werken;

Houdt van mensen en krijgt er energie van anderen te ontzorgen.

Wat wij jou bieden
Als office manager word je een uitdagende en zelfstandige functie geboden waarin je jezelf volop kunt ontwikkelen. De functie biedt veel ruimte voor eigen initiatief en verantwoordelijkheid. Daarnaast worden je de volgende zaken geboden:

Een goed maandelijks salaris dat ligt tussen €2.750,- en €3.750,- per maand o.b.v. 40 uur en past bij je kennis, opleiding en ervaring. Aangevuld met een volledige 13de maand;

Een functie voor 20 - 24 uur, bij voorkeur verdeeld over 4 dagen;

23 vakantiedagen, 13 ATV-dagen…