Assistente di ufficio

CHI SIAMO

Si candidi (facendo clic sul pulsante apposito) dopo aver controllato tutte le informazioni di lavoro riportate di seguito.
Per conto di nostro cliente,  Studio Legale  focalizzato su Project Finance, M&A e Partenariati Pubblico-Privati con operatività internazionale con  sede a Padova (PD),  siamo alla ricerca di un Assistente alla Direzione.
La clientela dello Studio è formata da multinazionali, governi sovrani, banche di sviluppo e organizzazioni internazionali. Il mercato africano e i mercati emergenti rappresentano un’area di intervento strategica.
Si ricerca un candidato che sappia gestire le scadenze reali e non derogabile ed è richiesto un livello di riservatezza assoluto. La capacità di anticipare gli eventi è una dote essenziale del candidato.
IL RUOLO
La figura supporterà direttamente i Partner dello studio nella gestione operativa quotidiana su tre aree distinte: amministrazione, logistica e comunicazione. Si tratta di un ruolo esecutivo-attivo.
RESPONSABILITÀ PRINCIPALI
Amministrazione & Contabilità di Studio
Prima nota, gestione fatture attive e passive, riconciliazioni bancarie di base
Coordinamento con il consulente fiscale/commercialista esterno
Gestione scadenzari, archiviazione documentale fisica e digitale
Supporto alla predisposizione di parcelle e note spese
Uso del CRM.
Logistica & Travel Management
Organizzazione integrale di viaggi internazionali: voli, hotel, transfer, visti, documentazione sanitaria per paesi a rischio
Gestione agende complesse e multi-fuso orario dei Partner
Coordinamento con controparti estere per la pianificazione di meeting e missioni
Gestione pratiche burocratiche e approvvigionamenti di studio.
Social Media & Comunicazione Esterna
Gestione operativa dei profili social dello studio (Linked In prioritario)
Redazione di contenuti di base in italiano e inglese in coordinamento con i Partner
Monitoraggio della reputazione online e segnalazione di opportunità di visibilità.
REQUISITI ESSENZIALI
Esperienza minima 3 anni in ruolo analogo, preferibilmente in studi legali o contesti professionali strutturati
Solida padronanza di contabilità di base:
Prima Nota, ciclo attivo/passivo, emissione fatture
Comprovata esperienza in travel management per trasferte internazionali complesse
Gestione autonoma dei principali social media professionali (Linked In in primis)
Inglese B2 minimo — la comunicazione scritta con controparti estere fa parte del quotidiano; C1 è un vantaggio concreto
Ottima padronanza di Microsoft Office 365 (Outlook, Excel, Word, Teams)
Conoscenza di programmi di contabilità per la gestione di fatture in entrata ed uscita
Conoscenza di Teamsystem ed altri CRM
Capacità di lavorare con elevata autonomia rispettando scadenze non negoziabili.
CARATTERISTICHE NON TRATTABILI
Riservatezza assoluta: si lavora con informazioni sensibili di natura legale, finanziaria e geopolitica
Problem-solving proattivo: elevato grado di autonomia
Flessibilità operativa: i fusi orari dei clienti non coincidono sempre con l'orario d'ufficio
Precisione, ordine.
COSTITUISCE TITOLO PREFERENZIALE
Conoscenza di una seconda lingua straniera — Inglese, Francese livello minimo B2.
Esperienza con software gestionali per studi legali
Familiarità con strumenti di AI per la produttività professionale. xpavfwm
COSA OFFRIAMO
Inserimento in un contesto professionale internazionale ad alto contenuto
Contratto a tempo indeterminato dopo il periodo di prova di legge
Contratto CCNL Studi Professionali — livello e RAL commisurati all'esperienza effettiva
Possibilità di crescita verso un ruolo di Office & Operations Manager strutturato.