Secretaresse afdelingsmanagers Academie

Managementassistent Kwaliteit & Veiligheid en Innovatie & Projecten Dit wordt je nieuwe baan

Kwaliteit, veiligheid, innovatie en projecten: daar gebeurt veel. Plannen ontstaan, besluiten worden genomen, acties moeten landen en mensen moeten verbonden blijven. Daar kom jij in beeld.

In deze brede sleutelrol ben je het vaste aanspreekpunt voor de afdelingsmanagers van Kwaliteit & Veiligheid (K&V) en Innovatie & Projecten (I&P). Je ondersteunt hen niet alleen secretarieel, maar denkt ook inhoudelijk mee en pakt project- en afdelingswerkzaamheden op. Je werkt nauw samen met de managementassistent die de overige afdelingen van de Academie ondersteunt.

Je ziet het als een uitdaging om overzicht en rust te brengen in de dagelijkse hectiek. Je signaleert en coördineert activiteiten rondom besprekingen, vergaderingen en projecten, en bewaakt de voortgang en afhandeling. Je krijgt veel vrijheid om je werk naar eigen inzicht in te richten.

• Complex agendabeheer voor de afdelingsmanagers K&V en I&P: prioriteren, plannen en overzicht houden over meerdere agenda’s;
• Overzicht bewaren op planning, besluitvorming, afhandeling en voortgang voor K&V en I&P;
• Proactief knelpunten signaleren en met voorstellen komen om die op te lossen;
• Secretariële én inhoudelijke ondersteuning bij projecten, programma’s en beleidsvorming;
• Afdelingswerkzaamheden voor K&V en I&P oppakken, conform de wens van beide afdelingen;
• (Virtuele) vergaderingen en bijeenkomsten organiseren en notuleren of werken met een actie- en besluitenlijst, en de opvolging bewaken;
• Telefoongesprekken en correspondentie met interne en externe contacten afhandelen;
• Ondersteuning van het operationeel crisisteam tijdens crisisdienst.

Crisisdienst: in roulatie met een aantal collega-secretaresses sta je één keer in de 6-8 weken een week standby op werkdagen tussen 16.30 en 8.00 uur en in de weekenden, ter ondersteuning van het crisisteam. Hiervoor ontvang je een vergoeding conform cao.

In maart 2025 is bij Vie Curi een nieuw besturingsmodel ingevoerd met vier directies, waaronder de directie Academie.

Deze directie bestaat uit ruim 100 fte, verdeeld over de afdelingen HR Shared Service Center, HR Expertisecentrum, Opleiden & Ontwikkelen, Kwaliteit & Veiligheid, Wetenschap, en Data, Innovatie & Projecten. Elke afdeling wordt aangestuurd door een afdelingsmanager; samen vormen zij het managementteam (MT) van de Academie.

De Academie draagt bij aan de strategische kernthema’s “Welzijn en Werkplezier” en “Toonaangevend Kenniscentrum”: een topklinische cultuur en leiderschap dat transformatie mogelijk maakt.

Het secretariaat van de Academie bestaat uit 1 directiesecretaresse en 2 managementassistenten, ieder met een eigen aandachtsgebied. Jullie stemmen wekelijks af, vervangen elkaar bij afwezigheid – inclusief de ondersteuning van de directeur – en zorgen samen voor een goede continuïteit, ook tijdens crisisdiensten en vakantieperiodes.

Je bent daadkrachtig, doortastend en proactief. Je informeert de afdelingsmanagers gevraagd én ongevraagd over lopende zaken en denkt mee op inhoud waar dat helpt. Je bent goed in organiseren, weerbaar onder druk, initiatiefrijk en integer.

• Mbo+/hbo werk- en denkniveau, met meerdere jaren ervaring in een vergelijkbare rol;
• Ervaring met complex agendabeheer van meerdere managers;
• Bovengemiddelde beheersing van Microsoft Office;
• Affiniteit met AI-tools en het efficiënt organiseren van virtuele meetings;
• Ervaring met het organiseren en notuleren van overleggen en het bewaken van vervolgacties;
• Flexibel beschikbaar tijdens piek- en crisismomenten, en bereid tot crisisdienst zoals hierboven beschreven.

Vie Curi Medisch Centrum wil graag het beste…