Unitleider Bestuurssecretariaat en Kabinet

De unit Bestuurssecretariaat en Kabinet is onderdeel van het team Strategie en Beleid. Het Bestuurssecretariaat bestaat uit bestuurs- en directiesecretaresses, ondersteuners van teammanagers en administratieve medewerkers. Ook Kabinetszaken maakt onderdeel uit van de unit.

Het Bestuurssecretariaat ondersteunt het college van burgemeester en wethouders, de directie en een aantal teammanagers. Dankzij professionele en goed georganiseerde ondersteuning kunnen college en directie zich volledig richten op hun inhoudelijke werkzaamheden en verantwoordelijkheden.

Kabinetszaken adviseert en ondersteunt het college en in het bijzonder de burgemeester. Daarnaast is Kabinetszaken verantwoordelijk voor de voorbereiding en ondersteuning van representatieve momenten, officiële ontvangsten en terugkerende evenementen voor de burgemeester en collegeleden.

Als Unitleider Bestuurssecretariaat en Kabinet ben jij de operationeel leidinggevende van de medewerkers binnen deze unit. Je zorgt ervoor dat de ondersteuning kwalitatief op niveau is, werkzaamheden goed op elkaar aansluiten en medewerkers optimaal kunnen functioneren.

Je stuurt de unit zelfstandig aan en bent verantwoordelijk voor de inhoud, kwaliteit en het budget. Daarnaast ben je gesprekspartner voor het college en de directie als het gaat over de ondersteuning en dienstverlening vanuit jouw unit.

Als unitleider geef je richting aan de dagelijkse werkzaamheden én aan de verdere ontwikkeling van de unit. Je houdt je onder andere bezig met:

• het aansturen van medewerkers met verschillende rollen en verantwoordelijkheden;
• het bewaken van de voortgang, kwaliteit en uitvoering van de werkprocessen;
• het ondersteunen, begeleiden en coachen van individuele medewerkers en het team als geheel;
• het organiseren en verbeteren van de onderlinge afstemming van werkzaamheden;
• het afstemmen met bestuursadviseurs, directieadviseurs en communicatieadviseurs;
• het stimuleren van ontwikkeling en professionalisering binnen het Bestuurssecretariaat en Kabinet;
• het bewaken van de kwaliteit en continuïteit van de dienstverlening aan bestuur en directie.

Daarnaast:

• stem je regelmatig af met de teammanagers van Strategie en Beleid en Communicatie;
• neem je deel aan het portefeuillehouderoverleg van de burgemeester;
• organiseer je maandelijks overleg met de verschillende teams binnen jouw unit;
• bespreek je regelmatig met collegeleden of de ondersteuning aansluit bij hun behoeften;
• geef je leiding aan Kabinetszaken;
• stuur je op een veilige, professionele en prettige werkomgeving.

Als Unitleider Bestuurssecretariaat en Kabinet ben je integraal verantwoordelijk voor jouw unit. Je schakelt gemakkelijk tussen de dagelijkse aansturing van medewerkers en de bestuurlijke omgeving waarin je werkt.

Je begrijpt dat ondersteuning van bestuur en directie méér vraagt dan een goede planning en organisatie. Je hebt gevoel voor bestuurlijke verhoudingen, weet wanneer discretie noodzakelijk is en kunt omgaan met verschillende belangen en verwachtingen.

Tegelijkertijd ben je zichtbaar en toegankelijk voor je medewerkers. Je geeft vertrouwen en ruimte waar dat kan en biedt richting wanneer dat nodig is. Je brengt structuur aan, bewaakt afspraken en zorgt ervoor dat mensen weten wat er van hen wordt verwacht.

Je weet op een natuurlijke manier afstemming en consensus te bereiken, zonder daarbij de voortgang uit het oog te verliezen.

• een positieve en optimistische uitstraling heeft en anderen weet te enthousiasmeren;
• sterk is in regievoering, overzicht bewaart en structuur aanbrengt in processen en werkzaamheden;
• ontwikkeling en professionalisering van het…