Personal assistant

Omdat onze collega’s gewoon heel goed werk doen, neemt de vraag naar onze diensten toe. En dus ook onze vraag naar enthousiaste nieuwe collega’s, zo ook een personal assistant, die een uitdaging niet uit de weg gaat!

Afwisseling. Als we één woord moeten kiezen dat jouw baan als personal assistant (PA) omschrijft, dan is het afwisseling. Zowel inhoudelijk als van dag tot dag. De ene keer neem je op afstand de fulltime taken van een zieke secretaresse over in een snelgroeiend familiebedrijf. Een week later begin je aan een langlopende klus als procesmanager bij een financieel dienstverlener. Heel vaak ben je op één dag virtueel voor verschillende opdrachtgevers tegelijk bezig.

Overigens werk je meestal voor 2 of 3 klanten, zodat je echt een relatie met hen opbouwt.

Die afwisseling zie je ook terug in je werkplek. Soms werk je vanuit ons kantoor in Vught, soms op locatie bij de klant en zo nu en dan vanuit huis. Maar, waar je ook zit: jij bent én voelt je verantwoordelijk voor je eigen klanten. Want in de rol van Personal Assistant, ben jij degene die voor klanten echt het verschil maakt.

Zij vertrouwen erop dat jij hun de ruimte geeft om hun eigen werk zo goed mogelijk te kunnen doen. Dit doe je door ze met een glimlach alle overige werkzaamheden uit handen te nemen.

Niet voor niets ben jij als PA enorm flexibel. Je omarmt de dagelijkse veranderingen en je maakt er een sport van om hier zo goed mogelijk op in te spelen. Sterker nog: hier krijg je energie van.

Word je blij van onderstaande werkzaamheden, dan kun je bij ons je hart ophalen!

• Sparren met de klant, zowel op operationeel als strategisch niveau.
• Inkomende telefoontjes en e-mails beantwoorden.
• Verrichten van secretariële werkzaamheden.
• Het maken van efficiencyslagen in het werk van de klant.
• Het ondersteunen en adviseren van relaties van de klant.
• Commercieel meedenken en kansen zien.
• Meedenken over online campagnes (samen met onze marketingmanager).
• Nieuwsbrieven opstellen.

Na de gezamenlijke weekstart vraagt een collega of je een klant terug wilt bellen. Vanaf je flexplek bel je hem direct. Hij vraagt om een berekening van een erfrechtverdeling. Ook vertelt hij dat hij zich oriënteert op een nieuw hr-systeem. Je speelt hier op in en geeft hem tips over hr-systemen die andere klanten gebruiken. Vervolgens ga je in Excel aan de slag met de berekening.

Telefoon: die altijd zo vrolijke klant klinkt vandaag gestrest; haar dochter is ziek. Je bekijkt haar agenda, overlegt welke afspraken verzet moeten worden en stelt voor dat jij dit keer de facturen maakt. Ook benoem je dat ze vandaag een nieuwsbrief zou versturen. Na kort overleg over de inhoud beloof je een voorstel te maken. Dit geeft haar rust en met een goed gevoel hang je op.

Je verzet de afspraken en maakt de spreadsheet voor de andere klant af. Tijd voor koffie! In de koffiecorner praat je even bij met een collega.

Terug op je werkplek maak je de facturen. Een collega vraagt je ondertussen of je een te verzenden e-mail wilt checken en natuurlijk help je haar. Voor het opmaken van een afbeelding schakel je met de marketingafdeling, waarna je de klant een tot in de puntjes uitgewerkt voorstel voor de nieuwsbrief mailt. De ochtend is voorbijgevlogen! Het is tijd voor een gezellige lunch of een lekkere wandeling in de frisse lucht.

In de middag host je een webinar. De eerste keer was even wennen, maar nu ben je bijna een expert! Zodra je het webinar succesvol hebt afgerond, zie je dat er enkele verzoeken zijn binnengekomen voor afspraken voor een sprekersbureau. Omdat je precies weet wat de mogelijkheden zijn, plan je deze in. Een blik op de klok leert je dat over 10 minuten de training Toptaal begint.

Zo houd je je taalskills op orde. Na afloop controleer je nog één keer de e-mailboxen van je klanten en handel je de laatste e-mails af. Je stopt je laptop in je tas; morgen werk je bij een klant op locatie. Voor vandaag zit je werkdag erop en gaat je avond van start.

Bij Emma Handson is geen dag hetzelfde. Dus het zou ook zomaar kunnen dat je de hele dag of hele week voor dezelfde klant aan het werk bent. Op locatie of op afstand. We houden daarbij rekening met jouw…