Assistent Management

Agenda’s, mailbox, vergaderingen, actiepunten, communicatie: jij houdt overzicht waar anderen vooral drukte zien.

Voor een internationale logistieke organisatie in Winterswijk zoeken wij een ervaren Management Assistant. In deze functie word jij de rechterhand van de Managing Director en zorg je dat de dagelijkse ondersteuning op directieniveau professioneel, gestructureerd en betrouwbaar verloopt.

Dit is geen standaard administratieve functie. Je werkt dicht op de directie, schakelt met interne en externe stakeholders en hebt contact met collega’s en partijen in binnen en buitenland. Jij bewaakt afspraken, deadlines en actiepunten. Je bereidt vergaderingen voor, zorgt dat informatie klopt en brengt structuur aan in een omgeving waar veel tegelijk gebeurt.

Naast directieondersteuning pak je ook een ondersteunende rol op binnen communicatie. Denk aan interne berichten, nieuwsbrieven, intranet, social media, algemene berichtgeving en afstemming met externe partijen, bijvoorbeeld een marketingbureau.

Een functie voor iemand die senioriteit meebrengt. Iemand die discreet is, vooruitdenkt en verantwoordelijkheid neemt zonder dat alles eerst uitgelegd hoeft te worden.

Je gaat aan de slag bij een internationale logistieke organisatie in Winterswijk. De organisatie is gespecialiseerd in geconditioneerd transport van dagverse en tijdgevoelige levensmiddelen, zoals vlees, vis, groente en fruit.

Dat vraagt om precisie, betrouwbaarheid en goede afstemming. De dagelijkse operatie loopt door, afspraken moeten kloppen en communicatie moet helder zijn.

Binnen deze omgeving werk je direct samen met de Managing Director, die verantwoordelijk is voor meerdere locaties in Nederland, Duitsland en Polen. Dat maakt de functie afwisselend, internationaal en verantwoordelijk.

De sfeer is professioneel, nuchter en resultaatgericht. Geen functie waarin je alleen taken afvinkt, maar een rol waarin jouw overzicht, discretie en manier van communiceren echt verschil maken.

Als Management Assistant ondersteun je de Managing Director in de volle breedte. De nadruk ligt op hoogwaardige managementondersteuning. Daarnaast houd je je bezig met communicatieve werkzaamheden.

Je werkt in een internationale logistieke omgeving waar dagelijks veel gebeurt. De organisatie is actief vanuit meerdere locaties in Nederland, Duitsland en Polen. Daardoor heb je te maken met verschillende belangen, korte lijnen en internationale afstemming.

Jij zorgt dat de Managing Director kan vertrouwen op overzicht, voorbereiding en opvolging. Je beheert de agenda en mailbox, organiseert vergaderingen, bewaakt actiepunten en zorgt dat afspraken niet blijven liggen. Ook bereid je rapportages, presentaties en managementinformatie voor.

Je hoeft niet op de voorgrond te staan, maar jouw invloed is groot. Jij bent vaak degene die zorgt dat de juiste informatie op het juiste moment bij de juiste mensen ligt.

Kort gezegd: jij brengt rust, structuur en scherpte rondom de directie.

Je houdt je onder andere bezig met:

• beheren van de agenda en mailbox van de Managing Director
• voorbereiden, organiseren en notuleren van vergaderingen
• bewaken van deadlines, actiepunten en opvolging
• coördineren van afspraken, bijeenkomsten en internationale reizen
• voorbereiden en opstellen van rapportages, presentaties en managementinformatie
• fungeren als centraal aanspreekpunt voor interne en externe stakeholders
• ondersteunen en coördineren van projecten en administratieve processen
• structuur aanbrengen in een dynamische internationale werkomgeving
• mede beheren van interne en externe communicatiekanalen
• schrijven en publiceren van content voor intranet, nieuwsbrieven, algemene berichtgeving en social media
• ondersteunen bij interne en externe evenementen
• afste…