Mitarbeiter:in Instituts- und Projektadministration

Sie sind Teil der zentralen administrativen Drehscheibe unseres Instituts und unterstützen Projektleitende, Personalprozesse sowie den täglichen Institutsbetrieb.

Mitarbeiter:in Instituts- und Projektadministration 60 - 80 %

School of Engineering

Ab 1. Oktober 2026 oder nach Vereinbarung.

• Sie koordinieren die administrative und termingerechte Abwicklung von Forschungs- und Dienstleistungsprojekten von der Offerte bis zum Projektabschluss und stellen die Projektdokumentation sicher.
• Sie betreuen zentrale Prozesse der Institutsadministration und übernehmen das Vertragsmanagement sowie die Pflege relevanter Systeme und Datenbanken (z.B. SAP, CRM).
• Sie übernehmen allgemeine Sekretariatsarbeiten wie Korrespondenz, Mailings, Telefon, Post und die Koordination Infrastruktur mit dem Hausdienst.
• Sie unterstützen die Personaladministration von Mitarbeitenden, internationalen Austauschstudierenden und Praktikant:innen.
• Sie sind Teil des zweiköpfigen Sekretariat-Teams des Instituts und unterstützen die Mitarbeitenden bei administrativen Aufgaben.
• Sie unterstützen die Institutsleitung bei administrativen und organisatorischen Aufgaben und tragen mit einer sorgfältigen Dokumentation und Ablage zu reibungslosen Arbeitsabläufen bei.
• Sie halten den Webauftritt des Instituts aktuell und unterstützen die Kommunikation des Instituts durch die Erstellung und Veröffentlichung von Beiträgen auf unseren Social-Media-Kanälen.

• Sie verfügen über eine kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation und bringen mehrjährige Erfahrung in einer anspruchsvollen administrativen Funktion mit.
• Sie arbeiten selbstständig, strukturiert und zuverlässig und behalten auch bei einer Vielzahl unterschiedlicher Aufgaben den Überblick. Die Organisation und Koordination administrativer Prozesse bereitet Ihnen Freude.
• Sie kommunizieren stilsicher in Deutsch und können sich auch in Englisch sicher verständigen. Im Kontakt mit Mitarbeitenden, Studierenden, Partnerorganisationen und Dienststellen treten Sie serviceorientiert und verbindlich auf.
• Sie sind versiert im Umgang mit den gängigen Office-Anwendungen und arbeiten sich rasch in neue digitale Systeme und Prozesse ein.
• Sie schätzen die Zusammenarbeit in einem wissenschaftlichen Umfeld und tragen mit Ihrer hilfsbereiten, verantwortungsbewussten und diskreten Arbeitsweise zu einem gut funktionierenden Institutsbetrieb bei.
• Idealerweise verfügen Sie bereits über Erfahrung in der Projektadministration oder im Vertragsmanagement.
• Erfahrungen mit SAP oder vergleichbaren ERP-Systemen erleichtern Ihnen den Einstieg in die Stelle.
• Wenn Sie das Hochschul- oder Forschungsumfeld bereits kennen, finden Sie sich in unseren Abläufen rasch zurecht.
• Bei Abwesenheit Ihrer Kollegin übernehmen Sie ihre Stellvertretung.
• Erfahrungen in der Organisation von Veranstaltungen sowie in der Pflege von Webseiten oder Social-Media-Kanälen runden Ihr Profil ab.

Wir bieten hochschulgerechte Arbeits- und Anstellungsbedingungen und fördern aktiv die Personalentwicklung unserer Mitarbeitenden und Führungspersonen. Eine detaillierte Beschreibung der Vorteile finden Sie auf der Seite Arbeiten an der ZHAW. Hier die wichtigsten Eckpunkte:

Michael Wüthrich
Co-Leiter Institut für Mechatronische Systeme

Samy Shalaby
Recruiting Manager