Administrative:r Assistent: Institutsleitung Jobsharing möglich

Administrative:r Assistent:in der Institutsleitung 40–100 % (Jobsharing möglich)

Du liebst es, Dinge zu organisieren, Fäden zusammenzuführen und dafür zu sorgen, dass alles zur richtigen Zeit am richtigen Ort ist? Du behältst auch in einem dynamischen Umfeld einen kühlen Kopf? Du arbeitest gerne mit unterschiedlichen Anspruchsgruppen und fühlst dich in einer zentralen Drehscheibenfunktion wohl? Dann freuen wir uns darauf, dich kennenzulernen!

Departement: Gesundheit
Arbeitsbeginn: Per sofort oder nach Vereinbarung, Möglichkeit für Homeoffice ist gegeben. Jobsharing mit einer Aufteilung von 40 % und 60 % ist möglich.

• Du unterstützt die Institutsleitung kompetent und zuverlässig im operativen Tagesgeschäft.
• Du planst, organisierst und koordinierst Termine, Sitzungen sowie weitere administrative Abläufe.
• Die Organisation von Projekttreffen, Kongressen und internen Veranstaltungen bereitet dir Freude und gehört zu deinen Stärken.
• Du erstellst Protokolle in deutscher und englischer Sprache und trägst mit einer sorgfältigen Dokumentation zu einem effizienten Wissens- und Informationsmanagement bei.
• Du koordinierst Reisebuchungen für Mitarbeitende und Gäste und sorgst für einen reibungslosen Ablauf.
• Du entlastest die Bereiche Forschung und Entwicklung sowie Dienstleistungen durch deine vorausschauende Organisation und deine zuverlässige administrative Unterstützung.
• Als zentrale Drehscheibe stellst du einen professionellen Informationsfluss zwischen internen und externen Anspruchsgruppen sicher und förderst eine effiziente Zusammenarbeit.
• Du verfügst über eine abgeschlossene kaufmännische Grundausbildung und fühlst dich in einer vielseitigen Assistenzfunktion zu Hause.
• Dank deiner mehrjährigen Berufserfahrung organisierst und priorisierst du souverän und behältst auch in hektischen Zeiten den Überblick.
• Digitale Prozesse und IT-Systeme sind für dich nicht nur Hilfsmittel, sondern Themen, mit denen du gerne arbeitest und deren Weiterentwicklung du aktiv mitgestaltest.
• Mit MS Office bewegst du dich sicher und routiniert durch den Arbeitsalltag.
• Du kommunizierst stilsicher auf Deutsch und verfügst über sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Der Kontakt mit unterschiedlichsten Menschen bereitet dir Freude. Du überzeugst durch deine hohe Sozialkompetenz sowie dein ausgeprägtes Dienstleistungsverständnis.
• Du denkst mit, planst voraus und organisierst gerne – auch wenn mehrere Themen gleichzeitig deine Aufmerksamkeit verlangen.
• Deine Arbeitsweise ist selbstständig, strukturiert und zuverlässig. Gleichzeitig packst du dort an, wo Unterstützung gefragt ist.

Die ZHAW setzt sich für geschlechtergemischte und diverse Teams ein, um Gleichstellung, Vielfalt und Innovation zu fördern.