Coördinator Subsidiebureau

Krijg jij energie van het coördineren van een subsidieproces én weet jij hoe je beleid, uitvoering en controle goed bij elkaar brengt?

Met subsidies ondersteunt de gemeente activiteiten en initiatieven die bijdragen aan maatschappelijke doelen. Je kunt hierbij denken aan projecten op het gebied van sport, cultuur, welzijn, leefbaarheid en ondersteuning van inwoners. Als coördinator subsidiebureau (van in totaal 1,7 fte) zorg jij ervoor dat het subsidieproces voor Woerden en Oudewater goed georganiseerd is. Je houdt overzicht over de werkzaamheden binnen het subsidiebureau, waar naast de subsidiecoördinator ook een subsidiemedewerker werkzaam is.

Je bewaakt de kwaliteit van het proces en bent aanspreekpunt voor collega’s bij inhoudelijke en procesmatige subsidievraagstukken.

Je kijkt daarbij verder dan de individuele subsidieaanvraag. Je denkt mee over nieuwe regelingen, adviseert over subsidieplafonds en zorgt dat bestaande regelingen periodiek worden geëvalueerd. Ook zorg je ervoor dat management en organisatie beschikken over de juiste informatie.

Het subsidiebureau is nieuw in ontwikkeling. Dat betekent dat nog niet alles in beton gegoten is. Juist daarom zoeken we iemand die structuur aanbrengt, kritisch kijkt naar hoe we werken en samen met collega’s het subsidiebureau verder  ongeveer 40 uitgaande subsidieregelingen van de gemeente Woerden werden tot voor kort door de beleidsafdelingen zelf verstrekt maar in het kader van de organisatieontwikkeling is besloten de subsidieverstrekking te centraliseren in een nieuw op te zetten subsidiebureau.

Het subsidiebureau wordt geplaatst bij team Financiën en bestaat uit een coördinator en een medewerker. Het betreft dus een nieuw organisatieonderdeel en een nieuwe inrichting van een bestaand proces. Uiteraard krijg je alle ruimte om in deze dynamiek verbetervoorstellen te doen en de werkzaamheden en systemen te optimaliseren.

Als coördinator subsidiebureau coördineer je de werkzaamheden binnen het subsidiebureau en bewaak je de kwaliteit en voortgang van het subsidieproces. Je werkt nauw samen met de medewerker van het subsidiebureau, accounthouders, beleidsmedewerkers, juristen, financials en controllers.

• Je houdt je onder andere bezig met:
• Je coördineert de dagelijkse werkzaamheden van het subsidiebureau en houdt overzicht over de voortgang en werkvoorraad.
• Je bent inhoudelijk aanspreekpunt voor de medewerker en collega’s bij vragen over subsidies en het subsidieproces.
• Je signaleert knelpunten en zorgt dat deze op de juiste plek in de organisatie worden besproken.
• Je verzorgt de periodieke publicatie van het subsidieregister.
• Je voorziet het management proactief van informatie over onder andere voortgang, ontwikkelingen, risico’s en aandachtspunten.
• Je zorgt ervoor dat de beschrijving van het subsidieproces en de bijbehorende werkinstructies actueel blijven.
• Je bent vanuit het subsidiebureau het aanspreekpunt voor de Verbijzonderde Interne Controle (VIC) en zorgt dat benodigde informatie en dossiers beschikbaar zijn.
• Je draagt bij aan een uniforme werkwijze voor subsidies binnen Woerden en Oudewater.

Na een korte wandeling vanaf het station loop je rond 08.45 uur het gemeentehuis binnen. Je haalt een kop koffie en schuift aan bij je collega’s op de tweede verdieping. Je begint met een blik op de werkvoorraad van het subsidiebureau. Zijn er aanvragen waarvan de termijn binnenkort verloopt? Zijn er dossiers waar jullie niet verder mee komen? Je bespreekt kort de prioriteiten voor die dag.

Daarna heb je overleg met een beleidsmedewerker binnen het sociaal domein. Er wordt gewerkt aan een nieuwe subsidieregeling en jullie bespreken of de voorwaarden in de praktijk goed uitvoerbaar en toetsbaar zijn. Vanuit jouw ervaring geef je aan waar nog onduidelijkheden zitten en welke onderdelen scherper kunnen worden geformuleerd.

Terug op je werkplek komt een medewerker bij je langs met een lastig subsidiedossier. De aanvraag past niet helemaal binnen de bestaande regeling en er spelen verschillende belangen. Samen lopen jullie de voorwaarden door. Je belt kort met een juridisch…