Recordmanager

Snap jij hoe informatie stroomt, welke wet- en regelgeving ertoe doet en geef je graag advies naar collega’s en stakeholders? Kom dan werken als recordmanager bij ons!

Je bent verantwoordelijk voor informatie van wieg tot graf: van het moment dat ze ontstaat tot vernietiging of overbrenging naar de archiefbewaarplaats. Daarbij ben je niet alleen kwaliteitsbewaker, maar ook adviseur, verbinder en aanjager.

Daarbij kijk je verder dan alleen het archief. Je adviseert collega's, bewaakt de kwaliteit van de informatiehuishouding en helpt de organisatie om processen slimmer en toekomstbestendig in te richten. Wet- en regelgeving vormt daarbij het vertrekpunt. De Archiefwet, de Wet open overheid (Woo) en de AVG vertaal jij naar duidelijke afspraken en werkbare oplossingen voor de praktijk.

Ben jij een stevige adviseur die complexe vraagstukken rondom informatiebeheer weet te vertalen naar praktische oplossingen? Krijg je energie van het ontwikkelen van beleid, het adviseren van management en het begeleiden van verandertrajecten? Dan zijn wij op zoek naar jou.

De informatiehuishouding van gemeenten verandert snel. Microsoft 365, eDiscovery, de Wet open overheid (Woo), digitale duurzaamheid en de nieuwe Archiefwet vragen om scherpe keuzes en een toekomstgerichte aanpak. Als recordmanager speel jij hierin een sleutelrol. Je zorgt ervoor dat informatie duurzaam toegankelijk, betrouwbaar en vindbaar blijft en helpt de organisatie om grip te houden op risico's, kwaliteit en compliance. Daarmee draag je direct bij aan een transparante, betrouwbare en toekomstbestendige overheid.

Gebaseerd op de beschreven regierol, digitaliseringsopgaven en adviserende taken in de vacature.

Je bent het aanspreekpunt voor vraagstukken rondom recordmanagement en informatiebeheer. Je adviseert collega's over dossiervorming, bewaartermijnen en archivering en denkt mee over de inrichting van processen en systemen. Daarbij houd je oog voor de kwaliteit van informatie én voor wat in de praktijk werkbaar is.

Je werkt aan beleid en kwaliteitsverbetering, voert controles uit en signaleert waar processen beter kunnen. Ook lever je een bijdrage aan projecten waarin informatiebeheer een belangrijke rol speelt, bijvoorbeeld bij de inrichting van Microsoft 365, SharePoint of een nieuw zaaksysteem. Vanaf het eerste ontwerp denk je mee over archivering, zodat informatie ook op de lange termijn betrouwbaar en toegankelijk blijft.

Als recordmanager speel je een sleutelrol in de verdere professionalisering van de informatiehuishouding van de gemeenten Woerden en Oudewater. Je ontwikkelt beleid en kaders voor informatie- en archiefbeheer en vertaalt wet- en regelgeving naar praktische oplossingen voor de organisatie. Daarbij adviseer je management, projectleiders en proceseigenaren over vraagstukken rondom informatiekwaliteit, compliance, digitale duurzaamheid en duurzame toegankelijkheid van informatie.

Je voert regie op de kwaliteit van informatiebeheer, signaleert risico's en verbeterkansen en zorgt dat informatiebeheer structureel wordt meegenomen in processen, projecten en systemen. Of het nu gaat om Microsoft 365, Woo
-verzoeken, eDiscovery, migraties of nieuwe applicaties: jij zorgt dat informatiebeheer vanaf het begin onderdeel is van de oplossing.

Met jouw kennis, adviesvaardigheden en organisatiesensitiviteit weet je ontwikkelingen binnen het vakgebied te vertalen naar concrete verbeteringen en draag je bij aan een transparante, betrouwbare en toekomstbestendige overheid.

De dag begint met een vraag van een collega uit het Sociaal Domein over een Woo-verzoek. Samen bekijk je welke documenten onder het verzoek vallen en welke bewaartermijnen van toepassing zijn. Daarna sluit je aan bij een overleg over de migratie van een applicatie naar SharePoint. Jij let erop dat archivering vanaf het begin goed wordt ingericht en niet pas achteraf aandacht krijgt.

Na de lunch werk je een verbeterplan uit naar aanleiding van een kwaliteitscontrole op metadata. Later op de middag geef je een projectteam een korte toelichting op de nieuwe Archiefwet en de gevolgen voor hun project.…