Adjoint administratif

L’adjoint administratif coordonne et exécute des activités administratives pour les employés, à tous les échelons de l’unité fonctionnelle. Le titulaire du poste offre des services efficaces, opportuns et de grande qualité, y compris la saisie de données et la production de rapports, ainsi que la gestion de documents et de dossiers. Il coordonne également la préparation de la documentation relative aux ressources humaines.
ACTIVITÉS CLÉS ET PÉRIODIQUES  Voici une liste représentative, mais non exhaustive, des tâches et des responsabilités liées au poste :
Tâches principales   Fournir un soutien administratif et opérationnel quotidien aux employés à tous les échelons de l’unité fonctionnelle.
Coordonner et fournir un soutien administratif et des conseils aux nouveaux adjoints administratifs afin de garantir la cohérence des exigences de l’unité fonctionnelle ou du secteur de services.
Assurer le contrôle de la qualité des données saisies (p. ex. dépenses mensuelles, production de rapports sur les feuilles de temps, comptes créditeurs et facturation des services).
Saisir dans le système de planification des ressources de l’entreprise les données liées aux activités et aux transactions des secteurs de services (p. ex. suivi budgétaire, entrée du temps, approvisionnement, administration des marchés).
Assurer le suivi des budgets en ce qui concerne les accords sur les niveaux de service, la formation et le perfectionnement.
Effectuer les transactions liées aux comptes créditeurs et aux paiements aux fournisseurs, assurer un codage financier convenable, obtenir les signatures de délégation de pouvoir et saisir les données dans le système de planification des ressources de l’entreprise.
Préparer les états financiers de fin d’exercice, organiser les fichiers et les bases de données pour la nouvelle année financière, archiver des fichiers.
Autres tâches   Prendre des notes durant les réunions mensuelles et préparer les procès-verbaux de ces réunions.
Préparer des bons de commande (p. ex. fournitures de bureau, mobilier, marchés de services).
Agir en tant que réceptionniste et remplacer d’autres membres du personnel administratif, au besoin.
Effectuer d’autres tâches sur demande.
COMPÉTENCES  Connaissances générales et particulières
Pratiques administratives exemplaires.
Principes comptables.
Expertise de niveau intermédiaire avec MS Office.
Gestion des dossiers.
Études/certification(s) et expérience    Exigence minimale :  un diplôme d’études collégiales en administration de bureau, en administration des affaires ou dans un domaine connexe, et trois ans d’expérience pertinente, ou l’équivalent.
Atout :  exigences minimales et cours de comptabilité générale ou expérience de base en comptabilité.
Capacités   Utiliser les logiciels et les systèmes d’exploitation appropriés.
Gérer des échéances et des priorités multiples.
Être soucieux des détails.
PERFECTIONNEMENT ET LEADERSHIP   Fournir des conseils et de l’orientation fonctionnels aux employés.
Coordonner, à l’occasion, le travail d’autres membres du personnel administratif au sein de l’unité fonctionnelle.
CONDITIONS DE TRAVAIL   Environnement de bureau typique; déplacements occasionnels.
Les avantages sociaux  Travailler avec nous vous permet d’avoir d’excellentes possibilités de croissance et d’avancement et l’un des meilleurs régimes d’avantages sociaux du marché de l’emploi, qui équivaut à 25 % à 30 % de votre salaire.
Votre régime comprend les avantages suivants:  Santé et bien-être   Des congés de maladie annuels, une assurance maladie et une assurance dentaire entièrement pris en charge par l’employeur
Une allocation de bien-être de 400 $ pour vous aider à couvrir des dépenses comme un abonnement à un centre de conditionnement physique
2 500 $ pour des services…