Koordynator wydarzeń

Koordynator ds. Wydarzeń

Wynagrodzenie: £27,000

Godziny:
Pełny etat, 5 na 7

Lokalizacja:
Opactwo Ampleforth, Ampleforth YO62 4EN

O Opactwie Ampleforth

Opactwo Ampleforth jest siedzibą największej wspólnoty monastycznej benedyktyńskiej w Wielkiej Brytanii, opartej na Regule św. Benedykta. Naszą misją jest poszukiwanie Boga poprzez modlitwę i służbę oraz zapraszanie innych do doświadczenia wiary w działaniu.

Położone w Howardian Hills niedaleko Yorku, Opactwo znajduje się na obszarze o wybitnych walorach przyrodniczych i co roku przyjmuje tysiące odwiedzających w Centrum Rekolekcyjnym, Centrum dla Zwiedzających, Sklepie i Herbaciarni.

Ampleforth Abbey Trust, zarejestrowana organizacja charytatywna, współpracuje ze wspólnotą monastyczną w realizacji tej misji. Zatrudniając około 60 pracowników świeckich, Trust realizuje pięcioletnią strategię „Choosing a Future Together”, aby zapewnić zrównoważoną, opartą na wierze przyszłość Opactwa i jego doliny.

Szukamy zorganizowanej, zorientowanej na szczegóły osoby na stanowisko Koordynatora ds. Wydarzeń, która będzie zarządzać rezerwacjami i logistyką grupowych wycieczek, konferencji oraz wydarzeń. Będziesz głównym punktem kontaktowym dla klientów – od pierwszego zapytania aż do zakończenia wydarzenia – dbając o to, by każda rezerwacja przebiegła sprawnie, a każdy gość miał doskonałe doświadczenia.

Kluczowe obowiązki

• Zapewnianie doskonałej obsługi gości jako koordynator rezerwacji wydarzeń, utrzymując konsekwentnie wysoki poziom obsługi.
• Przyjmowanie zapytań dotyczących wydarzeń, zabezpieczanie rezerwacji odpowiednimi umowami i zaliczkami, przeprowadzanie spersonalizowanych prezentacji obiektu oraz bycie głównym punktem kontaktowym dla gości
• Zarządzanie skrzynką rezerwacji i wydarzeń z efektywnością i dbałością o szczegóły, priorytetyzowanie zapytań w celu zapewnienia szybkich, profesjonalnych odpowiedzi przy jednoczesnym skutecznym zarządzaniu własnym czasem i obciążeniem pracą
• Organizowanie i koordynowanie wydarzeń od początku do końca, a następnie przekazywanie wymagań dotyczących wydarzenia zespołowi operacyjnemu w celu realizacji doświadczenia
• Koordynacja harmonogramu, dostępności i logistyki z zespołami wewnętrznymi (obiekty, catering, transport, przewodnicy, dostawcy AV/tech)
• Przygotowywanie i wysyłanie ofert, umów, faktur oraz potwierdzeń do klientów
• Zarządzanie kalendarzem wydarzeń i zapobieganie podwójnym rezerwacjom lub konfliktom terminów
• Kontakt z klientami w celu zrozumienia ich wymagań i dostosowywania pakietów
• Koordynacja współpracy z dostawcami i podwykonawcami w celu zapewnienia usług i negocjowania stawek
• Śledzenie zaliczek, płatności i zaległych należności
• Zbieranie opinii po wydarzeniu i utrzymywanie relacji z klientami w celu pozyskania powtarzalnych zleceń
• Utrzymywanie dokładnych rekordów w systemie rezerwacji/CRM
• Wsparcie działań marketingowych poprzez identyfikowanie możliwości sprzedaży dodatkowej (dodatki, ulepszenia, przedłużone wycieczki)

Szukamy osoby, która posiada:

• Świadectwo ukończenia szkoły średniej (lub równoważne) z przedmiotów w tym język angielski i matematyka.

• Wymagany własny środek transportu – lokalizacja Ampleforth
• 2 lata doświadczenia w koordynacji wydarzeń, branży hotelarskiej, turystycznej lub pokrewnej.
• Silne umiejętności organizacyjne z możliwością jednoczesnego zarządzania wieloma rezerwacjami.
• Doskonałe umiejętności komunikacji pisemnej i werbalnej.
• Biegłość w obsłudze pakietu Microsoft Office, w szczególności Excel, Word i Outlook.

• Swobodne korzystanie z oprogramowania do rezerwacji/CRM, arkuszy kalkulacyjnych i narzędzi kalendarza
• Zorientowanie na obsługę klienta z nastawieniem na rozwiązywanie problemów

Co oferujemy

• Do 8% składki emerytalnej opłacanej przez pracodawcę
• Ubezpieczenie na życie
• Bezpłatny lunch w godzinach pracy
• Bez…