Medewerker Bestuurssecretariaat en Kabinet

Medewerker Bestuurssecretariaat en Kabinet | 24-26 uur

Jij bent de onmisbare schakel achter het bestuur

Werken voor Gemeente Moerdijk betekent werken voor een gemeente die volop in ontwikkeling is. Een gemeente waar ruimte is voor initiatief, samenwerking en persoonlijke groei. Voor ons Bestuurssecretariaat en Kabinet zoeken wij een fijne collega die zorgt dat alles achter de schermen soepel verloopt en die energie krijgt van een dynamische bestuurlijke omgeving.

Ben jij een organisatietalent met gevoel voor bestuurlijke verhoudingen? Kun jij snel schakelen, houd je overzicht in een omgeving waar geen dag hetzelfde is en werk je graag samen in een klein, hecht team? Dan maken wij graag kennis met jou!

Als Medewerker Bestuurssecretariaat en Kabinet ben jij een belangrijke steunpilaar voor het college van burgemeester en wethouders en de gemeentesecretaris. Je zorgt ervoor dat bestuurlijke processen zorgvuldig, efficiënt en professioneel verlopen. Daarbij heb je veel contact met bestuurders, collega’s, inwoners en externe partners.

Je werkzaamheden zijn afwisselend en uitdagend. Zo houd je je onder andere bezig met:

• Het beheren van de complexe agenda’s van bestuurders.
• Het organiseren, voorbereiden en coördineren van vergaderingen, werkbezoeken en overleggen.
• Het opstellen, controleren en verspreiden van agenda’s, vergaderstukken en besluitenlijsten.
• De administratieve afhandeling van bestuurlijke processen en collegestukken en het bewaken van de kwaliteit, voortgang en tijdigheid.
• Het ontvangen van bezoekers en het onderhouden van contacten met inwoners, regionale partners, provincie en andere overheden.
• Het beheren van digitale dossiers en het zorgen voor een correcte archivering.
• Het afhandelen van aanvragen voor koninklijke en gemeentelijke onderscheidingen. Het mede-organiseren van representatieve bijeenkomsten, officiële ontvangsten, herdenkingen en andere kabinetsactiviteiten.
• Het signaleren van knelpunten en het zelfstandig aandragen van passende oplossingen.

Kortom: jij bent degene waarop bestuurders en collega’s kunnen vertrouwen.

Je bent een ervaren ondersteuner die graag ontzorgt en overzicht houdt. Je werkt nauwkeurig, bent servicegericht en weet wanneer je initiatief moet nemen. Je begrijpt hoe een bestuurlijke omgeving werkt en gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie.

Daarnaast herken jij jezelf in het volgende:

• Je hebt een afgeronde opleiding op minimaal mbo 4-niveau.
• Je hebt aantoonbare ervaring als bestuurssecretaresse (en/of medewerker kabinetszaken) binnen een gemeente.
• Je hebt affiniteit met openbaar bestuur en gevoel voor politieke en bestuurlijke verhoudingen.
• Je communiceert helder en professioneel, zowel mondeling als schriftelijk.
• Je bent vaardig met Microsoft 365, waaronder Outlook, Word, Excel, PowerPoint en Teams. Ervaring met iBabs en zaaksystemen is een pré.
• Ervaring met digitale document- en zaaksystemen is een pré.
• Je bent organisatorisch sterk, proactief en nauwkeurig.
• Je hebt een representatieve uitstraling en een klantgerichte, flexibele instelling.

Je krijgt bij ons een functie voor 24-26 uur per week waarin je dicht op het bestuur werkt en een belangrijke bijdrage levert aan het soepel verlopen van de dagelijkse bestuurlijke praktijk. Je krijgt veel verantwoordelijkheid en ruimte om zelfstandig te handelen en vooruit te denken.

Je werkt binnen een klein en betrokken team van het Bestuurssecretariaat en Kabinet. De lijnen met bestuurders, de gemeentesecretaris en collega’s in de organisatie zijn kort. Je werkt nauw met elkaar samen, maar hebt ook je eigen verantwoordelijkheden.

Gemeente Moerdijk is volop in ontwikkeling. Dat merk je ook in de dynamiek rondom het bestuur: geen dag verloopt precies zoals gepland. Juist die afwisseling maakt deze functie interessant. Je krijgt de ruimte om mee te denken over hoe het werk slimmer en beter kan en om daarin zelf initiatief te nemen.

• Een bruto maandsalaris van maximaal € 4.065,- bij een werkweek van 36 uur (schaal
  7);
• Een Individueel Keuzebudget(IKB) van 17,05% van je brutosalaris, te besteden als extra inkomen of voor meer verlof. Of voor duurzame doelen, zoals een sportabonnement, een fiets, zonnepanelen of het…