Directiesecretaresse

Alles vraagt aandacht. Jij ziet wat écht eerst moet. Vijf directieleden, volle agenda’s en gedurende de dag genoeg vragen die tussendoor komen. Planningen veranderen regelmatig en soms vraagt alles tegelijkertijd om aandacht. Aan jou als Directiesecretaresse om dan het overzicht te houden en te bepalen wat echt als eerste moet.

Je denkt vooruit, bewaakt afspraken en acties en zorgt dat de directie verder kan. Je ziet zelf wat nodig is en pakt zaken op zonder dat iemand je daar eerst om hoeft te vragen.

EBS groeit en verandert en dat merk je in deze functie. Er is veel in beweging en nog niet alles is even strak georganiseerd of vastgelegd. Daar ga jij juist op aan. Je krijgt energie van structuur aanbrengen waar die nog ontbreekt en laat je niet gek maken als de dag anders loopt dan gepland.

EBS verzorgt regionaal openbaar vervoer in Nederland en is onderdeel van de internationale Egged Group. Wat we doen is iedere dag zichtbaar op straat: onze bussen brengen mensen naar hun werk, school, familie of het station.

Achter die dagelijkse operatie werken we aan een organisatie die steeds professioneler wordt. Processen worden slimmer ingericht en afspraken en werkwijzen beter vastgelegd. Vanuit jouw positie dicht bij de directie krijg je daar veel van mee.

We zijn een platte organisatie met korte lijnen. We werken hard, lachen veel en zeggen waar het op staat. Je krijgt veel vertrouwen en verantwoordelijkheid. Daar moet je van houden.

Intern spreken en schrijven we voornamelijk Nederlands. Met onze internationale collega's en een aantal leveranciers communiceer je ook regelmatig in het Engels.

En daar kom jij in beeld

Je ondersteunt de CEO, COO, CPO, CFO en CHRO en zit daarmee dicht op wat er binnen EBS speelt. Je leert hun manier van werken en prioriteiten goed kennen en zorgt dat afspraken, informatie en acties bij elkaar komen.

Je kijkt daarbij verder dan alleen de agenda van vandaag. Informatie en acties komen via verschillende kanten binnen, bijvoorbeeld via mail, Teams en Whats App. Jij zorgt dat belangrijke zaken niet blijven liggen en brengt structuur aan waar dat nodig is.

Zie je dat een werkwijze handiger kan of dat afspraken niet duidelijk zijn vastgelegd? Dan kaart je dat aan en doe je een voorstel. Je hoeft niet alles zelf op te lossen, maar je zorgt er wel voor dat het gebeurt.

Hoe zo’n dag eruit kan zien

08.30 uur Je opent je laptop. De agenda zag er gisteren nog prima uit, maar inmiddels zijn er twee wijzigingen en komt er een belangrijke afspraak tussendoor. Je schuift, stemt af en bewaakt tegelijkertijd dat belangrijke onderwerpen niet telkens plaatsmaken voor de waan van de dag.

10.00 uur Het volgende overleg van het Executive Management Board komt eraan. Je controleert of de stukken compleet zijn, haalt nog wat ontbrekende informatie op en loopt de openstaande acties na. Eén daarvan staat nog open, dus daar ga je achteraan.

11.30 uur Ondertussen lopen je mail, Teams en telefoon gewoon door. Een vraag vanuit management, een collega die iets nodig heeft van de CEO en een afspraak die opnieuw gepland moet worden. Je bepaalt wat direct aandacht nodig heeft en wat later kan.

14.00 uur Je schakelt met Communicatie en andere collega's over een personeelsbijeenkomst of projectkick-off. Je regelt niet alleen de praktische kant, maar bewaakt ook wat er daarna moet gebeuren.

16.30 uur Er komt nog een wijziging in de agenda binnen. Je past hem aan, kijkt alvast naar morgen en zorgt dat belangrijke acties niet ergens tussen mail, Teams en Whats App zijn blijven hangen

Wat ga je doen?

In de kern zorg jij ervoor dat het Executive Management Board overzicht heeft en goed voorbereid verder kan. Daarvoor krijg je veel ruimte om zelf te organiseren en prioriteiten te stellen.

Je houdt je onder andere bezig met:

• Complex agenda- en afsprakenbeheer voor de CEO, COO, CPO, CFO en CHRO;

• Beheren en prioriteren van de inbox van de CEO;

• Voorbereiden van overleggen en zorgen dat stukken en informatie op tijd beschikbaar zijn;

• Bewaken van acties, besluiten en afspraken en mensen hier actief achteraan zitten;

• Maken van presentaties, notities en heldere managementoverzichten;

• Samenbrengen en structureren van informatie en acties uit verschillende kanalen;

• Organiseren en coördineren van bijeenkomsten, personeelsevents en projectkick-offs;

• Organiseren van internationale reizen, bijvoorbeeld naar China, Litouwen of Berlijn;

• Verbeteren en vastleggen van werkwijzen, formats en afspraken;

• Bijhouden en afstemmen van…