Domein Secretaresse Samenleving

Startdatum: zo spoedig mogelijk

Einddatum: 2 augustus 2027

Optie op verlenging: 2x 6 maanden

Duur: 9 maanden

Sluitingsdatum: 19 oktober 2026

Publicatiedatum: 9 oktober 2026

Domeinsecretaresse Domein Samenleving

Als domeinsecretaresse ondersteun je afdelingshoofden en teammanagers bij een breed pakket aan secretariële, organisatorische en administratieve werkzaamheden. Je bent een belangrijke schakel in de dagelijkse ondersteuning van het management en zorgt dat afspraken, overleggen, stukken en administratieve processen zorgvuldig en tijdig worden georganiseerd en opgevolgd. Je werkt samen met andere domeinsecretaresses binnen een ervaren secretariaat en stemt werkzaamheden nauw af.

• Beheren en prioriteren van agenda’s en afspraken van afdelingshoofden en teammanagers
• Voorbereiden en organiseren van overleggen en bijeenkomsten
• Opstellen en verspreiden van agenda’s, uitnodigingen en vergaderstukken
• Notuleren van overleggen en bewaken van acties, afspraken en termijnen
• Procesmatig voorbereiden en ondersteunen van portefeuillehoudersoverleggen, inclusief verwerken en plaatsen van stukken in iBabs
• Verwerken en coördineren van correspondentie en bestuurlijke stukken
• Ondersteunen bij de afhandeling en coördinatie van klachten
• Ondersteunen bij administratieve processen, zoals facturen en financiële verplichtingen
• Organiseren en praktisch ondersteunen van bijeenkomsten
• Bewaken van de gezamenlijke mailbox en tijdig oppakken of uitzetten van reguliere en spoedeisende verzoeken
• Onderhouden van contacten met collega’s, leidinggevenden en externe partijen

• Je werkt georganiseerd, houdt overzicht en schakelt makkelijk tussen verschillende werkzaamheden en gesprekspartners
• Je stelt zelfstandig prioriteiten en functioneert goed in een dynamische omgeving met meerdere gelijktijdige zaken
• Je bent communicatief sterk, werkt accuraat en betrouwbaar met vertrouwelijke informatie
• Je kijkt vooruit, signaleert wat nodig is en weet wanneer afstemming vereist is
• Integriteit, discretie en zorgvuldigheid zijn voor jou vanzelfsprekend
• Je werkt goed samen in een team van secretaresses en deelt de verantwoordelijkheid voor continuïteit van ondersteuning

Uren: 32 tot 36 uur per week

Werkdagen: in ieder geval maandag, dinsdag, donderdag en vrijdag (bij 4x9 is woensdag vrij)

Locatie: grotendeels vanuit het Stadhuis; thuiswerken is in overleg mogelijk

Eisen:

• De aangeboden kandidaat heeft in de afgelopen 6 maanden niet 3 overeenkomsten met een totale duur van 24 maanden gehad bij de opdrachtgever; dit criterium is niet van toepassing op kandidaten die een vast dienstverband hebben bij de uitlenende partij
• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als managementassistent, directiesecretaresse, bestuurssecretaresse en/of secretaresse
• Aantoonbare werkervaring met het voorbereiden en organiseren van overleggen, waaronder het opstellen en verspreiden van agenda’s en vergaderstukken, notuleren en het bewaken van acties, afspraken en termijnen
• Aantoonbare werkervaring met Microsoft 365, waaronder in ieder geval Outlook, Word en Teams
• Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal mbo 4 niveau in de richting van secretariële ondersteuning, managementsupport of vergelijkbaar
• Beheersing van de Nederlandse taal op minimaal C1-niveau

Wensen:

• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar als secretaresse, managementassistent en/of vergelijkbare secretarieel ondersteunende functie, waarbij gelijktijdig meerdere leidinggevenden werden ondersteund
• Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar als secretaresse, managementassistent en/of vergelijkbare ondersteunende functie binnen een gemeente, andere overheidsorganisatie of politiek-bestuurlijke…