Managementassistent

Vacaturenummer: 245
Omvang: 24 – 32 uur
Als managementassistent zorg je dat managers en beleidsadviseurs overzicht houden en hun werk goed kunnen organiseren. Je denkt vooruit, stelt prioriteiten en zorgt dat afspraken, documenten en overleggen op tijd geregeld zijn.

Je ondersteunt managers en beleidsadviseurs bij hun dagelijkse werkzaamheden. Je beheert agenda’s, plant interne en externe afspraken en weegt af welke overleggen prioriteit hebben. Je bewaakt de opvolging van afspraken en signaleert wanneer actie nodig is.

Je bereidt vergaderingen van overlegtafels en commissies voor. Je plant bijeenkomsten, verstuurt uitnodigingen, maakt vergaderstukken op en houdt registraties bij. Tijdens overleggen notuleer je en daarna werk je de verslagen uit. Daarnaast houd je dossiers bij, controleer je documenten en verzorg je brieven en andere correspondentie. Je gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie. Voor bijeenkomsten reserveer je externe locaties via de bookingstool.

Ook ondersteun je bij de organisatie van evenementen en verzorg je aanvullende administratieve werkzaamheden, zoals abonnementenbeheer.

Je krijgt ruimte om zelfstandig te plannen en prioriteiten af te wegen. Je ondersteunt verschillende managers en beleidsadviseurs en hebt contact met collega’s en externe organisaties. Daarmee krijg je zicht op uiteenlopende onderwerpen binnen SBB. Jouw werk zorgt dat zij goed voorbereid aan overleggen deelnemen en afspraken kunnen opvolgen.

Je werkt binnen het Bestuursbureau in een team van negen collega’s. Samen ondersteunen jullie managers, beleidsadviseurs en secretarissen. Je stemt ook af met externe ondersteuners, bijvoorbeeld van leden van colleges van bestuur van scholen. Met jouw ondersteuning draag je bij aan het werk van SBB voor het mbo en het bedrijfsleven. De standplaats is Zoetermeer.

Je houdt overzicht, ook wanneer agenda’s veranderen of meerdere vragen tegelijk binnenkomen. Je denkt vooruit, zoekt oplossingen en stemt prioriteiten af met de mensen die je ondersteunt. Je werkt nauwkeurig, gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie en helpt collega’s op een praktische en klantgerichte manier.

Daarnaast heb je:

• Een afgeronde mbo-4-opleiding;
• Minimaal drie jaar relevante werkervaring in een secretariële of ondersteunende functie;
• Ervaring met agendabeheer, het organiseren van overleggen en het verzorgen van documenten en verslagen.

Ervaring als allround secretaresse of directiesecretaresse is een pre. Je maakt je nieuwe werkprocessen en systemen eigen en past je werkwijze aan wanneer die veranderen.

• Samenwerken
• Klantgericht
• Nauwkeurigheid
• Plannen
• Organiseren

Een salaris van minimaal €3.445,- en maximaal €4.675,- (schaal
8) bruto per maand bij een fulltime dienstverband (40 uur). Inschaling vindt plaats op basis van opleiding en ervaring.

• 27 vakantiedagen en 112,5 ADV-uren per jaar, goed voor in totaal ongeveer 40 verlofdagen bij een fulltime dienstverband.
• Een eindejaarsuitkering van 8,33% en 8% vakantietoeslag. Je kunt ervoor kiezen deze jaarlijks of periodiek uit te laten betalen.
• Hybride werken en de mogelijkheid om 4×9 uur te werken.
• Een netto internetvergoeding van € 27,50 per maand.
• Een mobiliteitskaart van Reisbalans waarmee je voor woon-werkverkeer en dienstreizen gebruik kunt maken van het openbaar vervoer in de tweede klas. De kosten worden direct vergoed, waardoor je niets hoeft voor te schieten.
• We stimuleren een actieve manier van reizen. Kom je op de fiets naar het werk, dan ontvang je een vergoeding van € 0,40 per kilometer, waarvan € 0,25 onbelast.
• Reis je met de auto naar het werk of maak je dienstreizen, dan ontvang je een bovengemiddelde kilometervergoeding.
• Een…