Domein Secretaresse Samenleving

Binnen het Domein Samenleving van Gemeente Zoetermeer werk je aan de ondersteuning van afdelingshoofden en teammanagers. Het domein werkt aan maatschappelijke opgaven voor inwoners van Zoetermeer en omvat Jeugd en Onderwijs, Gezondheid en Maatschappelijke Ondersteuning, Inkomen en Bestaanszekerheid en Vrije Tijd. Deze opdracht richt zich in eerste instantie op de eerste drie onderdelen.

Als domeinsecretaresse ondersteun je bij secretariële, organisatorische en administratieve werkzaamheden. Je organiseert en volgt afspraken, overleggen, stukken en administratieve processen zorgvuldig en tijdig op. Veel werkzaamheden komen binnen via een gezamenlijke mailbox, waarin ook spoedeisende verzoeken kunnen binnenkomen. Je werkt samen met drie collega-secretaresses binnen Domein Samenleving en een vaste secretaresse voor Vrije Tijd.

De functie omvat onder meer agendabeheer, de voorbereiding van overleggen, notuleren, het bewaken van acties en termijnen, ondersteuning bij portefeuillehouderoverleggen, correspondentie, klachten en praktische organisatie. Je krijgt te maken met vertrouwelijke informatie en bestuurlijke processen. Daarom zijn integriteit, discretie en zorgvuldigheid belangrijk. Je organiseert, houdt overzicht, schakelt snel en stelt zelfstandig prioriteiten.

De werkzaamheden worden grotendeels uitgevoerd vanuit het Stadhuis van Zoetermeer. Thuiswerken is in overleg mogelijk. De inzet bedraagt 32 tot 36 uur per week. De werkdagen zijn in ieder geval maandag, dinsdag, donderdag en vrijdag; bij 4x9 is woensdag de vrije dag. De opdracht duurt 9 maanden, start zo spoedig mogelijk en kan tweemaal met 6 maanden worden verlengd.

Je bent een zelfstandige en zorgvuldige professional die overzicht houdt over meerdere werkzaamheden. Je plant en organiseert efficiënt, stelt prioriteiten en schakelt snel wanneer spoedeisende verzoeken binnenkomen. Je toont initiatief, denkt vooruit en signaleert tijdig wat nodig is. Je werkt nauwkeurig met afspraken, vergaderstukken en administratieve gegevens en communiceert helder en professioneel met leidinggevenden, collega’s en externe partijen.

• Beheer en prioriteer agenda’s en afspraken van afdelingshoofden en teammanagers.

• Bereid overleggen en bijeenkomsten voor en organiseer deze.

• Stel agenda’s, uitnodigingen en vergaderstukken op en verspreid deze.

• Notuleer overleggen en bewaak acties, afspraken en termijnen.

• Bereid portefeuillehoudersoverleggen procesmatig voor en ondersteun hierbij, waaronder het verwerken en plaatsen van stukken in iBabs.

• Verwerk en coördineer correspondentie en bestuurlijke stukken.

• Ondersteun bij de afhandeling en coördinatie van klachten.

• Ondersteun bij administratieve processen, waaronder facturen en financiële verplichtingen.

• Organiseer bijeenkomsten en bied praktische ondersteuning.

• Bewaar de gezamenlijke mailbox en pak reguliere en spoedeisende verzoeken tijdig op of zet deze uit.

• Onderhoud contacten met collega’s, leidinggevenden en externe partijen.

• Je hebt minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als managementassistent, directiesecretaresse, bestuurssecretaresse en/of secretaresse.

• Je hebt aantoonbare werkervaring met het voorbereiden en organiseren van overleggen, waaronder het opstellen en verspreiden van agenda’s en vergaderstukken, notuleren en het bewaken van acties, afspraken en termijnen.

• Je hebt aantoonbare werkervaring met Microsoft 365, waaronder Outlook, Word en Teams.

• Je hebt een aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal mbo 4-niveau in de richting van secretariële ondersteuning, managementsupport of vergelijkbaar.

• Je beheerst de Nederlandse taal op minimaal C1-niveau.

• Je kunt een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) overleggen.

• Je hebt in de afgelopen 5 jaar minimaal 2 jaar…