Office Manager and Executive Assistant

Office Manager und Executive Assistant (m/w/d) 100%

Einleitung

Entrydell SA ist ein dynamisches und wachsendes Unternehmen mit Sitz in der Schweiz. Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir eine/n engagierte/n und organisierte/n Office Manager und Executive Assistant (m/w/d) in Vollzeit (100%). Wenn Sie eine vielseitige Rolle in einem professionellen Umfeld suchen, freuen wir uns darauf, Sie kennenzulernen!

• Verantwortung für den reibungslosen Betrieb und die Organisation des Büros
• Erste Ansprechperson für interne und externe administrative Anliegen
• Verwaltung der Büroinfrastruktur, Koordination von Wartungen, Reparaturen sowie externen Dienstleistern und Lieferanten
• Sicherstellung der Verfügbarkeit von Büromaterialien, Inventarverwaltung und Beschaffungsmanagement
• Organisation der Post, Kurierdienste sowie allgemeiner Korrespondenz
• Verwaltung physischer und digitaler Ablagesysteme sowie Dokumentenarchivierung

• Unterstützung der laufenden Buchhaltung sowie Pflege von Finanzunterlagen
• Bearbeitung von Rechnungen, Spesen und Zahlungsanweisungen
• Unterstützung bei Kreditoren- und Debitorenprozessen sowie Abstimmung von Banktransaktionen in Zusammenarbeit mit Finance/Accounting
• Administrative Vorbereitung und Prüfung von Zahlungsunterlagen
• Unterstützung bei Compliance-Prüfungen, Dokumentationsanforderungen und internen Kontrollprozessen
• Zusammenarbeit mit externen Treuhändern, Buchhaltern und internen Stakeholdern

• Umfassende Unterstützung der Geschäftsleitung im Tagesgeschäft
• Koordination von Terminen, Sitzungen und internationalen Geschäftsreisen
• Vorbereitung von Meetings, Präsentationen und Entscheidungsgrundlagen
• Erstellung und Verwaltung von Korrespondenz sowie vertraulichen Dokumenten
• Ansprechpartner/in für sensible und vertrauliche Angelegenheiten

• Unterstützung bei Onboarding- und Offboarding-Prozessen
• Koordination von Arbeitsplatz- und Systemzugängen sowie Arbeitsmitteln
• Administrative Unterstützung in den Bereichen Versicherungen, Payroll-Koordination und Personaladministration
• Organisation interner Meetings, Veranstaltungen und Büroaktivitäten
• Sicherstellung eines professionellen, effizienten und serviceorientierten Arbeitsumfelds

• Kaufmännische Grundausbildung, Fachausweis oder vergleichbare Ausbildung im Bereich Business Administration, Office Management, Finance oder HR
• Weiterbildung im Bereich Executive Assistance, Office Management, Buchhaltung oder Personaladministration von Vorteil

• Mindestens 5-10 Jahre Berufserfahrung in einer vergleichbaren Funktion als Office Manager/in, Executive Assistant oder Administrative Manager/in
• Nachweisbare Erfahrung in der Unterstützung von Geschäftsleitungsmitgliedern oder Senior Executives
• Erfahrung in den Bereichen Finanzadministration, Buchhaltung, Rechnungsverarbeitung und Zahlungsabwicklung
• Kenntnisse im Umgang mit Compliance-Anforderungen, internen Kontrollsystemen und administrativen Governance-Prozessen von Vorteil
• Erfahrung in einem internationalen Unternehmensumfeld, idealerweise im Finanz-, Dienstleistungs- oder Handelssektor

• Sehr gute Kenntnisse in Office Management, Administration und Organisationsmanagement
• Kenntnisse in der Rechnungsbearbeitung, Kreditoren- und Debitorenadministration sowie Abstimmung von Banktransaktionen
• Erfahrung in der Zusammenarbeit mit Treuhändern, Buchhaltern und externen Dienstleistern
• Sicherer Umgang mit MS Office (insbesondere Outlook, Word, Excel und PowerPoint)
• Erfahrung mit ERP-, Buchhaltungs- oder Dokumentenmanagementsystemen von Vorteil

• Deutsch auf muttersprachlichem Niveau oder verhandlungssicher (C2)
• Sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift (mindestens C1)
• Russischkenntnisse von Vorteil

• Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten sowie hohe Dienstleistungs- und Lösungsorientierung
• Hohe Integrität, Diskretion und Vertrauenswürdigkeit im Umgang mit sensiblen und vertraulichen Informationen
• Selbständige, strukturierte und präzise Arbeitsweise mit hoher Detailgenauigkeit
• Fähigkeit, Prioritäten zu setzen und mehrere Aufgaben parallel effizient zu koordinieren
• Proaktive Persönlichkeit mit ausgeprägtem Verantwortungsbewusstsein und Hands-on-Mentalität
• Belastbarkeit und Flexibilität in einem dynamischen und internationalen Arbeitsumfeld

• Hohe Affinität zu Compliance-, Governance- und Dokumentationsanforderungen
• Zuverlässigkeit und Genauigkeit bei finanzrelevanten und administrativen Prozessen
• Fähigkeit, als zentrale Schnittstelle zwischen Geschäftsleitung, Mitarbeitenden, externen Dienstleistern und Geschäftspartnern zu agieren