Office Manager and Executive Assistant

Einleitung

Entrydell SA ist ein dynamisches und wachsendes Unternehmen mit Sitz in der Schweiz. Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir eine/n engagierte/n und organisierte/n Office Manager und Executive Assistant (m/w/d) in Vollzeit (100%). Wenn Sie eine vielseitige Rolle in einem professionellen Umfeld suchen, freuen wir uns darauf, Sie kennenzulernen!

Verantwortung für den reibungslosen Betrieb und die Organisation des Büros Erste Ansprechperson für interne und externe administrative Anliegen Verwaltung der Büroinfrastruktur, Koordination von Wartungen, Reparaturen sowie externen Dienstleistern und Lieferanten Sicherstellung der Verfügbarkeit von Büromaterialien, Inventarverwaltung und Beschaffungsmanagement Organisation der Post, Kurierdienste sowie allgemeiner Korrespondenz Verwaltung physischer und digitaler Ablagesysteme sowie Dokumentenarchivierung

Unterstützung der laufenden Buchhaltung sowie Pflege von Finanzunterlagen Bearbeitung von Rechnungen, Spesen und Zahlungsanweisungen. Unterstützung bei Kreditoren- und Debitorenprozessen sowie Abstimmung von Banktransaktionen in Zusammenarbeit mit Finance/Accounting Administrative Vorbereitung und Prüfung von Zahlungsunterlagen. Unterstützung bei Compliance-Prüfungen, Dokumentationsanforderungen und internen Kontrollprozessen. Zusammenarbeit mit externen Treuhändern, Buchhaltern und internen Stakeholdern

Umfassende Unterstützung der Geschäftsleitung im Tagesgeschäft. Koordination von Terminen, Sitzungen und internationalen Geschäftsreisen. Vorbereitung von Meetings, Präsentationen und Entscheidungsgrundlagen. Erstellung und Verwaltung von Korrespondenz sowie vertraulichen Dokumenten Ansprechpartner/in für sensible und vertrauliche Angelegenheiten

Unterstützung bei Onboarding- und Offboarding-Prozessen. Koordination von Arbeitsplatz- und Systemzugängen sowie Arbeitsmitteln. Administrative Unterstützung in den Bereichen Versicherungen, Payroll-Koordination und Personaladministration. Organisation interner Meetings, Veranstaltungen und Büroaktivitäten. Sicherstellung eines professionellen, effizienten und serviceorientierten Arbeitsumfelds

Kaufmännische Grundausbildung, Fachausweis oder vergleichbare Ausbildung im Bereich Business Administration, Office Management, Finance oder HR. Weiterbildung im Bereich Executive Assistance, Office Management, Buchhaltung oder Personaladministration von Vorteil

Mindestens 5-10 Jahre Berufserfahrung in einer vergleichbaren Funktion als Office Manager/in, Executive Assistant oder Administrative Manager/in. Nachweisbare Erfahrung in der Unterstützung von Geschäftsleitungsmitgliedern oder Senior Executives. Erfahrung in den Bereichen Finanzadministration, Buchhaltung, Rechnungsverarbeitung und Zahlungsabwicklung. Kenntnisse im Umgang mit Compliance-Anforderungen, internen Kontrollsystemen und administrativen Governance-Prozessen von Vorteil. Erfahrung in einem internationalen Unternehmensumfeld, idealerweise im Finanz-, Dienstleistungs- oder Handelssektor.

Sehr gute Kenntnisse in Office Management, Administration und Organisationsmanagement. Kenntnisse in der Rechnungsbearbeitung, Kreditoren- und Debitorenadministration sowie Abstimmung von Banktransaktionen. Erfahrung in der Zusammenarbeit mit Treuhändern, Buchhaltern und externen Dienstleistern Sicherer Umgang mit MS Office (insbesondere Outlook, Word, Excel und PowerPoint)
Erfahrung mit ERP-, Buchhaltungs- oder Dokumentenmanagementsystemen von Vorteil

Deutsch auf muttersprachlichem Niveau oder verhandlungssicher (C2)
Sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift (mindestens C1)
Russischkenntnisse von Vorteil

Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten sowie hohe Dienstleistungs- und Lösungsorientierung. Hohe Integrität, Diskretion und Vertrauenswürdigkeit im Umgang mit sensiblen und vertraulichen Informationen Selbständige, strukturierte und präzise Arbeitsweise mit hoher DetailgenauigkeitFähigkeit, Prioritäten zu setzen und mehrere Aufgaben parallel effizient zu koordinieren. Proaktive Persönlichkeit mit ausgeprägtem Verantwortungsbewusstsein und Hands-on-Mentalität. Belastbarkeit und Flexibilität in einem dynamischen und internationalen Arbeitsumfeld

Hohe Affinität zu Compliance-, Governance- und Dokumentationsanforderungen. Zuverlässigkeit und Genauigkeit bei finanzrelevanten und administrativen ProzessenFähigkeit, als zentrale Schnittstelle zwischen Geschäftsleitung, Mitarbeitenden, externen Dienstleistern und Geschäftspartnern zu agieren

Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung über unser Online-Bewerbungssystem. Werden Sie Teil von Entrydell SA und gestalten Sie mit uns die Zukunft!