Administrative And Accounts Payable Assistant

alle Geschlechter, 50-60 %, Montag bis Freitag

International / Pharmaindustrie

Als Holdinggesellschaft mit Sitz in Baar (ZG) innerhalb einer multinationalen Gruppe in der Pharmaindustrie suchen wir eine motivierte administrative und Kreditorenassistenz. Unsere Gruppe ist in den lateinamerikanischen Märkten tätig. Diese Position in einem kleinen Team der Holdinggesellschaft umfasst Folgendes:

Als Assistent eines kleinen Teams spielen Sie eine entscheidende Rolle bei der Unterstützung des effizienten Ablaufs der Kreditorenbuchhaltung und übernehmen gleichzeitig verschiedene administrative Aufgaben, um den reibungslosen Ablauf unseres Büros sicherzustellen. Diese Rolle erfordert eine detailorientierte Person mit starken organisatorischen Fähigkeiten und einer proaktiven Herangehensweise.

• Kreditorenrechnungsverarbeitung:
  Empfang und Prüfung von Kreditorenrechnungen, Sicherstellung der korrekten Kontierung, Einholung der entsprechenden Genehmigungen und Eingabe der Rechnungen in das Buchhaltungssystem.
• Lieferantenmanagement:
  Pflege genauer Lieferantendaten und Zahlungsinformationen, Aufbau und Pflege von Beziehungen zu Lieferanten sowie Beantwortung von Lieferantenanfragen und Lösung von Zahlungsproblemen.
• Führung eines organisierten und aktuellen Archivs verschiedener Dokumententypen.
• Verwaltung einer zentralen Datenbank für Rechtsdokumente mehrerer Gruppengesellschaften.
• Verwaltung einer zentralen Datenbank für IP-Rechte der Gruppe, Zusammenarbeit mit mehreren Ländern und Aktualisierung der Datenbank.
• Koordination der Büroausstattung, Sicherstellung ausreichender Lagerbestände und rechtzeitige Bestellung.
• Bearbeitung eingehender Anrufe, E-Mails und Korrespondenz, Priorisierung und angemessene Beantwortung.
• Planung und Koordination von Meetings, Terminen und Reisevorbereitungen für Teammitglieder und Management.

• Kaufmännische Ausbildung, Bachelor-Abschluss oder andere Ausbildung im Verwaltungsbereich.
• Erfahrung in der Kreditorenbuchhaltung und/oder in einer ähnlichen administrativen oder finanziellen Unterstützungsfunktion ist von Vorteil, aber keine Voraussetzung.
• Starke Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und fließendes Englisch (mündlich und schriftlich), gute Spanischkenntnisse sind ein grosser Vorteil.
• Erfahrung mit SAP-FI ist ein grosser Pluspunkt.
• Kenntnisse in der Microsoft Office Suite, insbesondere Outlook, Excel und Word.
• Detailorientiert mit hoher Genauigkeit bei der Dateneingabe und Dokumentation.
• Starke organisatorische Fähigkeiten mit der Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu bewältigen und Prioritäten effektiv zu setzen.
• Fähigkeit, sowohl selbstständig als auch im Team zu arbeiten.
• Hoch motiviert mit einer "Can-do"-Einstellung, bereit, neue Aufgaben zu übernehmen.
• Flexibel

• Ein unbefristeter Arbeitsvertrag.
• Einblick in ein internationales, dynamisches und innovatives Umfeld.
• Hochqualifizierte Kollegen, die ihr Wissen und ihre Erfahrung teilen.
• Kompetenzentwicklung durch neue Herausforderungen.
• Wettbewerbsfähiges Gehalt und Leistungspaket.
• Günstige Lage in Baar mit Zugang zu öffentlichen Verkehrsmitteln.