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Sekretärin & Empfangsmitarbeiterin
Job in
Zürich, 8058, Zurich, Kanton Zürich, Switzerland
Listed on 2026-01-01
Listing for:
Linth24
Full Time
position Listed on 2026-01-01
Job specializations:
-
Administrative/Clerical
Office Administrator/ Coordinator, Admin Assistant
Job Description & How to Apply Below
Die Sekretärin / Telefonistin
Ist verantwortlich für den Empfang, die Kommunikationsabwicklung sowie die organisatorische Unterstützung am Standort Zürich. Sie fungiert als erste Ansprechperson für Kunden, Lieferanten und Besucher und gewährleistet einen professionellen Service sowie eine effiziente Abwicklung der täglichen administrativen Aufgaben.
Verantwortlichkeiten Empfang und Kommunikation- Bedienung der Telefonzentrale sowie professioneller und freundlicher Empfang von Besuchern.
- Entgegennahme, Weiterleitung und Bearbeitung von Telefonanrufen, E-Mails und Postkorrespondenz.
- Verwaltung der unternehmensweiten Mailbox (Weiterleitung, Ablage, Archivierung usw.).
- Verwaltung der unternehmensweiten Mailbox (Weiterleitung, Ablage, Archivierung usw.).
- Koordination von Terminen, Meetings und Sitzungsräumen.
- Erledigung allgemeiner Sekretariatsaufgaben, Ablage und Dokumentation.
- Unterstützung bei der Erstellung von Briefen, internen Mitteilungen und Präsentationen.
- Organisation von Geschäftsreisen, Sitzungen und Unternehmensanlässen.
- Mitarbeit bei der Betreuung interner Projekte und administrativer Prozesse.
- Entgegennahme und Kontrolle von Rechnungen.
- Erfassung im Verwaltungssystem (ERP/Software).
- Kommunikation mit Lieferanten.
- Verwaltung von Büromaterial und Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern.
- Sicherstellung von Ordnung und Funktionalität in Gemeinschaftsbereichen und Sitzungsräumen.
- Beitrag zur kontinuierlichen Verbesserung der organisatorischen Effizienz im Büro.
- Kaufmännische oder administrative Ausbildung; eine weiterführende Qualifikation ist von Vorteil.
- Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position (Sekretariat, Empfang oder Administration).
- Sehr gute organisatorische und kommunikative Fähigkeiten.
- Hohe Maß an Professionalität, Genauigkeit und Serviceorientierung.
- Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift.
- Kenntnisse in Italienisch und/oder Französisch und/oder Englisch sind von Vorteil.
- Teamfähigkeit, Diskretion und Zuverlässigkeit.
- Schweizer Staatsangehörigkeit oder gültige Aufenthalts- und Arbeitsbewilligung.
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