Executive Assistant to Office Leader

Egon Zehnder entwickelt ganzheitliche Leadership-Lösungen für alle Unternehmen, die sich dem Wandel der Zeit stellen. Wir sind an über 70 Standorten in 37 Ländern vertreten. Unsere Leadership Advisory umfasst Executive Search, Assessments, Führungskräfteentwicklung sowie die gezielte Weiterentwicklung von Teams, Unternehmenskulturen und Organisationen.

Sie haben Spass an unterschiedlichen Aufgaben und Projekten und es fällt Ihnen leicht, sich auf verschiedene Arbeitsstile einzustellen? Sie lieben die Herausforderung, mehrere Bälle gleichzeitig in der Luft zu halten, ohne den Überblick zu verlieren? Sie übernehmen gerne Verantwortung und sind es gewohnt, Entscheidungen zu treffen? Darüber hinaus haben Sie ein seriöses, sicheres und gewinnendes Auftreten und kommunizieren gewandt und stilsicher?

Bewerben Sie sich für unseren Standort in Zürich als

Executive Assistant to Office Leader (all genders)

und werden Sie Teil der einzigartigen Egon Zehnder Community!

In dieser vielseitigen Rolle sind Sie einerseits die rechte Hand für unsere Office Leaderin und unterstützen sie in sämtlichen administrativen Belangen, welche das Zürcher Büro von Egon Zehnder betreffen. Gleichzeitig übernehmen Sie die Verantwortung für die diversen hochkarätigen Suchprozesse sowie Beratungsmandate und sind in der Lage, alle Schritte zu koordinieren, die es zu einem erfolgreichen Abschluss eines Mandats braucht. Sie verfügen über die Selbstverständlichkeit, mit Klient:innen, Kandidat:innen und anderen externen Parteien auf höchster Ebene zu kommunizieren.

Im Detail beinhaltet das

Aufgaben gebiet die nachstehenden

Verantwortlichkeiten:

• Pro-aktive Unterstützung der Office Leaderin in allen auf das Büro bezogenen administrativen Belangen.
• Pro-aktive Unterstützung der Office Leaderin in allen mandatsbezogenen Aktivitäten;
  Sie agieren als leistungsorientierte Projektmanager:in sowie Bindeglied zu unseren Klient:innen und Kandidat:innen.
• Enge Zusammenarbeit mit unseren lokalen und globalen Berater:innen, dem lokalen und globalen Research-Team und anderen internen Stellen, um sicherzustellen, dass Fristen eingehalten und die hohen Bedürfnisse von Klienten und Kandidat:innen zur höchsten Zufriedenheit und mit herausragender Qualität erfüllt werden.
• Vorbereitung, Bearbeitung und Fertigstellung von qualitativ hochwertigen, mandatsbezogenen Dokumenten wie Pitch Decks, Offerten, Rollenspezifikationen, Kandidat:innenberichte, Referenzberichte und von Präsentationen.
• Pflege der internen globalen Datenbank, insbesondere Sicherstellung, dass alle Arbeitsschritte und Prozesse eines Projekts korrekt und vollständig und im Einklang mit der Datenschutzgesetzgebung etc. abgebildet sind.
• Sie setzen klare und sinnvolle Prioritäten, bearbeiten Anfragen selbständig und mit höchstem Fokus sowohl auf Qualität wie auf Geschwindigkeit.
• Verwaltung der Inbox und der Kalender der Office Leaderin sowie Priorisierung von Anfragen.
• Speditive sowie umsichtige Organisation von Klientenmeetings und mandatsbezogenen Interviews;
  Koordination von Reisen für interne und externe Parteien.
• Unterstützung anderer Executive Assistants bei Stellvertretungen oder Kapazitätsengpässen, wenn dies die eigene Kapazität erlaubt.
• Unterstützung der Buchhaltungsabteilung bei der Rechnungsstellung für Klient:innen und der Bearbeitung von Spesenabrechnungen sowohl für die Office Leaderin wie auch für die Kandidat:innen.
• Planung von Klient:innenveranstaltungen und internen (Gross-) Anlässen.

Sie sind motiviert, Teil eines ambitionierten und erfolgreichen Teams zu sein, und treiben Projekte mit hoher Eigeninitiative voran. Als leistungsorientierte, engagierte, positive und kommunikationsstarke Persönlichkeit verfolgen Sie anspruchsvolle Ziele mit Ausdauer und Bereitschaft, die Extrameile zu gehen. Auch in stressintensiven Situationen agieren Sie strukturiert, behalten den Überblick und treffen fundierte Entscheidungen – ohne dabei Ihre Souveränität, Ihren Qualitätsanspruch oder Ihren Humor zu verlieren.

• Die hohe Komplexität der oft zeitkritischen Aufgaben erfordert eine eigenständige, zuverlässige und strukturierte Vorgehensweise, ein hohes Mass an Eigeninitiative und eine…