Administrative Assistenz im Departement Mathematik; m​/w​/d

Die Mathematik spielt eine wesentliche Rolle in der modernen Wissenschaft und Gesellschaft.

Das Departement Mathematik(D-MATH), mit seinem Standort im historischen Hauptgebäude der ETH Zürich, ist ein international anerkannter Referenzpunkt für mathematische Forschung und Lehre, der Menschen aus allen Bereichen der Mathematik zusammenbringt.

Für das Sekretariat von Prof. Dr. Mikaela Iacobelli suchen wir eine proaktive, lösungsorientierte und zuverlässige administrative Assistenz
, welche Prof. Iacobelli in allen administrativen und organisatorischen Belangen unterstützt.

Die Stelle ist befristet für 2 Jahre mit Option auf Verlängerung und Option auf Übernahme des Sekretariats für weitere Professor:innen einhergehend mit einer entsprechenden Erhöhung des Pensums.

Der Stellenantritt ist per sofort oder nach Vereinbarung.

Sie führen das Sekretariat der Professur selbstständig, unterstützen Prof. Iacobelli und die weiteren wissenschaftlichen Mitarbeitenden (Doktorierende und Postdoktorierende) in allen administrativen und organisatorischen Belangen und tragen dabei die Verantwortung für reibungslose Abläufe im täglichen Betrieb. Ihr vielfältiges Aufgaben portfolio umfasst insbesondere:

• Allgemeine Sekretariatsarbeiten (Terminkoordination, Korrespondenz in Deutsch und Englisch, Telefonie, sowie Ablage)
• Organisation von Dienstreisen und Anlässen
• Planung von Konferenzen oder Workshops
• Betreuung von Gästen
• Unterstützung bei Anträgen und der Verwaltung für Forschungsprojekte und Grants
• Administrative Betreuung der Forschungsgruppe
• Bewirtschaftung der finanziellen Mittel der Professur, Verarbeitung von Rechnungen und Spesen

Bei Ihren Tätigkeiten arbeiten Sie eng mit den Sekretariaten der weiteren Professuren sowie mit den zentralen Verwaltungseinheiten im Departement und an der ETH Zürich zusammen.

Für diese verantwortungsvolle und vielseitige Position bringen Sie idealerweise folgende Ausbildungen, Erfahrungen, Eigenschaften und Kompetenzen mit:

• Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung sowie mehrjährige Erfahrung in einer vergleichbaren administrativen Funktion, idealerweise im Hochschulumfeld
• Sie arbeiten sehr selbstständig, strukturiert und zuverlässig, behalten auch bei mehreren parallelen Themen den Überblick und setzen Prioritäten richtig
• Sie sind dienstleistungsorientiert, diskret und teamfähig
• Dank Ihrer raschen Auffassungsgabe gehen Sie gekonnt mit sehr unterschiedlichen und wechselnden Anforderungen um
• Sie beherrschen die gängigen MS-Office-Programme sehr gut, von Vorteil sind auch Kenntnisse von macOS
• Sie verfügen über stilsicheres Deutsch und sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Eigeninitiative, vorausschauendes Arbeiten und ausgeprägtes Organisationstalent runden Ihr Profil ab

Sie erwartet ein abwechslungsreiches und anspruchsvolles Aufgaben gebiet in einer offenen, wertschätzenden und kollegialen Arbeitskultur. Ihr Arbeitsplatz im Campus Zentrum bietet eine moderne Infrastruktur sowie eine hervorragende Anbindung an den öffentlichen Verkehr. Darüber hinaus profitieren Sie von zahlreichen Vorteilen:

• Vergünstigungen, z.
  
  B. für ÖV-Abonnemente und Car-Sharing
• Vielseitiges Sportangebot des ASVZ
• Angebote zur Kinderbetreuung
• Attraktive Sozial- und Vorsorgeleistungen

Wir fördern Chancengleichheit, schätzen Vielfalt und pflegen ein Arbeits- und Lernumfeld, in dem die Rechte und die Würde aller Mitarbeitenden und Studierenden respektiert werden. Nachhaltigkeit ist für uns ein zentraler Wert – wir arbeiten konsequent an einer klimaneutralen Zukunft.