Office Manager:in am Institut für Theoretische Informatik; m​/w​/d

Das Institut für Theoretische Informatik ist Teil des Departements Informatik (D-INFK) der ETH Zürich – einem der weltweit führenden Informatik-Departemente. Zur Verstärkung unserer Forschungsgruppen suchen wir per sofort oder nach Vereinbarung eine engagierte, organisierte und dienstleistungsorientierte Persönlichkeit als Office Manager:in
.

In dieser vielseitigen Position unterstützen Sie unsere Professuren und Forschungsteams in allen administrativen Belangen und leisten einen wichtigen Beitrag zu einem reibungslosen Institutsbetrieb. Gleichzeitig wirken Sie bei der Organisation unserer Lehrveranstaltungen und Prüfungen mit und sorgen gemeinsam mit Ihren Kolleginnen und Kollegen dafür, dass Studierende, Forschende und Lehrende bestmöglich unterstützt werden.

Die Stelle ist unbefristet und kann aktuell mit einem Pensum von maximal 70% besetzt werden. Eine Erhöhung des Arbeitspensums könnte (auf Wunsch) in Zukunft möglich werden. Wir freuen uns auf eine Persönlichkeit, die gerne Verantwortung übernimmt, mitdenkt und unser Institut langfristig mitgestalten möchte.

Es erwartet Sie ein abwechslungsreiches und verantwortungsvolles Aufgaben gebiet mit folgenden Schwerpunkten:

• Finanzen & Projekte: Sie unterstützen die Budgetplanung und Budgetführung, betreuen Grund- und Drittmittelprojekte, erstellen Rechnungen und sind Ansprechperson für Spesen, Reisekostenabrechnungen, Kreditkarten sowie das Kreditoren- und Debitorenwesen.
• Personal & Administration: Sie organisieren Anstellungen und Austritte sämtlicher Mitarbeitenden, sorgen für den reibungslosen Aufenthalt unserer Gäste und beraten Professuren sowie Forschungsteams kompetent in administrativen Fragestellungen.
• Lehre & Prüfungen: In Zusammenarbeit mit den Dozierenden koordieren Sie den Übungs- und Prüfungsbetrieb – von der Raumplanung über die Materialorganisation bis zur Anstellung und Abrechnung von Hilfsassistierenden und der Koordination von Nachteilsausgleichen.
• Organisation & Events: Sie führen die Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache. Gruppenmeetings, Workshops und Konferenzen werden von Ihnen organisatorisch betreut, geplant und durchgeführt. Infrastrukturelle Aufgaben wie Beschaffungen, Einrichtungen, Mobiliar, Verbrauchsressourcen und Arbeitsplatzkoordination gehören ebenfalls in Ihren Bereich.
• Kommunikation: Sie pflegen und aktualisieren unsere Kommunikationskanäle wie Webseiten und Informationsbildschirme per CMS und tragen dazu bei, Informationen verständlich und ansprechend zu vermitteln.

Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und bringen Berufserfahrung in einer vergleichbaren Funktion mit. Erfahrungen im Hochschulumfeld sind von Vorteil.

Darüber hinaus zeichnen Sie sich durch folgende Eigenschaften aus:

• Sie arbeiten selbstständig, strukturiert und zuverlässig und übernehmen gerne Verantwortung.
• Sie haben Freude am Kontakt mit unterschiedlichen Menschen und überzeugen durch Ihre ausgeprägte Dienstleistungsorientierung sowie Ihr Organisationstalent.
• Sie behalten auch bei vielfältigen Aufgaben den Überblick und interessieren sich für administrative und finanzielle Fragestellungen.
• Sie kommunizieren offen, respektvoll und wertschätzend, arbeiten gerne im Team und unterstützen sich unter Ihren Kolleginnen und Kollegen gegenseitig.
• Sie verfügen über sehr gute Kenntnisse der MS-Office-Anwendungen; SAP-Kenntnisse sind von Vorteil.
• Sie kommunizieren stilsicher in Deutsch und Englisch – sowohl mündlich als auch schriftlich.
• Sie schätzen ein internationales, dynamisches und wissenschaftlich geprägtes Umfeld und haben Freude daran, Forschung und Lehre im Hintergrund wirkungsvoll zu unterstützen.

Freuen Sie sich auf eine sinnstiftende Tätigkeit in einem engagierten, kollegialen und internationalen Team! Dank der großen Vielfalt an Aufgaben erwartet Sie ein abwechslungsreicher Arbeitsalltag mit viel Eigenverantwortung und Gestaltungsspielraum.

Wir bieten Ihnen flexible Arbeitszeiten sowie die Möglichkeit, in Teilzeit zu arbeiten. Ihr Arbeitsplatz befindet sich im modernen Andreasturm, direkt am Bahnhof Zürich Oerlikon und damit an einem hervorragend erschlossenen Standort.

Als Mitarbeitende oder Mitarbeitender der ETH Zürich profitieren Sie zudem von attraktiven Anstellungsbedingungen und zahlreichen Benefits – darunter zahlreiche Vergünstigungen, wie z.B. ÖV-Abonnemente und Car Sharing, ein breites Sportangebot des ASVZ, Kinderbetreuung sowie attraktive Vorsorgeleistungen.

Gestalten Sie mit uns die Zukunft von Forschung und Lehre. Wir freuen uns darauf, Sie kennenzulernen!