Verwaltungsassistenz ISLE

Overview

Als grösste Universität der Schweiz bietet die Universität Zürich eine Vielzahl von attraktiven Positionen in verschiedenen Fachbereichen und Berufsfeldern. Mit rund 10'000 Mitarbeitenden und aktuell 12 Berufsprofilen für Lernende bietet die Universität ein inspirierendes Arbeitsumfeld in der Spitzenforschung und Bildung. Setzen Sie Ihr Talent und Ihre Fähigkeiten bei uns ein. Erfahren Sie mehr über die UZH als Arbeitgeberin!

• Ansprechperson für Mitarbeitende, Professor
  * innen, Studierende und Externe
• Empfang und Betreuung von Besucher
  * innen
• Bearbeitung von E-Mail-Anfragen in Deutsch und Englisch
• Erledigung allgemeiner Korrespondenz und Post
• Bestellung von Küchenbedarf, Getränke und Verbrauchsmaterialien

• Planung und Koordination eines wöchentlichen Forschungskolloquiums in Kooperation mit dem NCCR "Evolving Language"
• Organisation und Koordination von Terminen sowie Raumbuchungen, Hotel- und Restaurant-Reservationen
• Unterstützung bei der Organisation und Durchführung von Veranstaltungen, Sitzungen, Workshops und Konferenzen
• Allgemeine administrative Unterstützung nach Bedarf im Rahmen klar definierter Aufgaben

• Verwaltung und Pflege von Daten im Raum- und Facility-Management-System (Planon)
• Interne Raumplanung sowie Organisation von Mobiliar
• Koordination mit dem UZH-Betriebsdienst

• Erstellung und Betreuung hybrider Meetings
• Allgemeine technische Unterstützung der Mitarbeitenden in Zusammenarbeit mit der Zentralen Informatik

Für diese vielseitige Position suchen wir eine engagierte, zuverlässige und dienstleistungsorientierte Persönlichkeit, mit einer kaufmännischen oder gleichwertigen Ausbildung sowie Berufserfahrung in der Verwaltungsadministration, vorzugsweise im Hochschulbereich.

Sie arbeiten gerne im Team und zeichnen sich durch eine sorgfältige, selbstständige, strukturierte und effiziente Arbeitsweise aus. Auch in hektischen Zeiten behalten Sie den Überblick und sind in der Lage, Prioritäten zielgerichtet zu setzen.

Sie verfügen über stilsichere Deutsch- und sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift sowie über sehr gute Anwenderkenntnisse in MS-Office, insbesondere Teams, SharePoint und Excel. Der sichere Umgang mit digitalen Arbeitstools und administrativen Systemen wird vorausgesetzt.